PO là gì? Đây dường như là một khái niệm rất quan trọng và không hề xa lạ gì đối với các cá nhân và tổ chức doanh nghiệp. Vậy PO có ý nghĩa như thế nào đối với một hoạt động thương mại? Cùng tìm hiểu thêm điều này qua bài viết bên dưới đây của chúng tôi nhé!
PO là gì?
PO là gì? PO là một khái niệm về các đơn đặt hàng. Đây được coi là một tài liệu thương mại gửi từ người mua đến phía bên nhà cung cấp nhằm ủy quyền cho phép mua hàng hoá. Đơn đặt hàng này là một hợp đồng ràng buộc chính thức để thực hiện mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đơn đặt hàng sẽ phải bao gồm tất cả các chi tiết về hoạt động giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá được thể hiện trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã thống nhất cũng như số lượng của từng mặt hàng được phép mua, bao gồm các chi tiết cụ thể như kiểu dáng, màu sắc,…
Nhiều đơn đặt hàng cũng đã được chính thức hóa các điều khoản thanh toán và hình thức vận chuyển. Mỗi một đơn đặt hàng nên được đánh số để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản thanh toán ở trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với phía hồ sơ vận chuyển.
Bạn có thể quan tâm:
Ý nghĩa của PO là gì?
Vậy ý nghĩa của PO là gì? Là một chứng từ rất quan trọng, do vậy PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một đơn vị doanh nghiệp. Đây được xem như là tài liệu được dùng để kiểm tra cũng như đánh giá những vấn đề có liên quan tới một đơn hàng.
Ví dụ như, hợp đồng sau khi đã được cả 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm có số lượng hàng hóa và giá cả, điều khoản cũng như tình trạng thanh toán và nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của việc tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để cho các giao dịch hàng ngày trở nên được thuận tiện hơn.
Với đầy đủ những thông tin cần thiết, PO sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người mua. PO sẽ cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu cũng như mong muốn của họ thông qua bên nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong những trường hợp như đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi từ trước.
Cung cấp đầy đủ các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng của giao hàng cho các nhóm tài chính, mua sắm, vận hành. Khi một đơn hàng đã được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn có thể đánh giá được và đưa ra các kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp hơn.
PO thường mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong những trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi đó, PO sẽ trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận. Cùng với đó, PO cũng được coi là một trong những yếu tố rất quan trọng giúp cho quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn.
Nội dung chính của PO là gì?
Để đảm bảo các tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ mọi thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng và mua hàng, một PO sẽ bao gồm những yếu tố cơ bản sau đây:
+ Số PO
+ Ngày lập PO
+ Người bán và người mua: Tên và các thông tin liên hệ
+ PIC
+ Mô tả của hàng hóa/ sản phẩm
+ Số lượng của các hàng hóa và sản phẩm
+ Thông số kỹ thuật của các sản phẩm, hàng hoá
+ Đơn giá
+ Tổng giá trị của hợp đồng
+ Các điều khoản thanh toán
+ Điều kiện giao hàng
+ Những điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
+ Chữ ký của phía bên mua hàng và bên bán hàng.
Có thể bạn cần đọc:
Ứng dụng trong thực tế của PO là gì?
Sau khi đã nắm được PO là gì vậy bạn có thắc mắc ứng dụng trong thực tế của PO như thế nào không. PO được ứng dụng rất đa dạng trong các lĩnh vực, ngành nghề hiện nay như: xuất nhập khẩu, kinh doanh, chứng khoán và tài chính,…
Ứng dụng trong xuất nhập khẩu
Trong xuất khẩu, PO coi là đơn đặt hàng gửi từ người mua ở nước ngoài đến những nhà cung cấp hàng hóa tại Việt Nam. Còn trong hoạt động nhập khẩu, PO sẽ là đơn đặt hàng từ phía người mua ở Việt Nam và gửi đến các nhà cung cấp tại nước ngoài.
Như vậy, PO sẽ giúp quản lý hiệu quả việc hàng hóa vận chuyển từ nước ngoài nhập vào Việt Nam và hàng từ Việt Nam được xuất ra nước ngoài bao gồm xuất xứ, số lượng, chủng loại,…
Ứng dụng trong kinh doanh
Kiểm soát nhịp nhàng những hoạt động xuất nhập kho trong một ngày.
Xác định được nhu cầu của khách hàng đang hướng tới những sản phẩm và dịch vụ nào.
Phân loại các sản phẩm giúp cho quá trình mua hàng của khách hàng được thuận tiện hơn.
Sự khác nhau cơ bản giữa Invoice và PO là gì?
Vậy bạn có biết sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì không? Trên thực tế thì Invoice còn được hiểu là hóa đơn đây là một loại chứng từ được xuất khi mua và bán hàng hóa. Có rất nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên 2 khái niệm này lại không giống nhau và được nhận định rất rõ ràng qua một số vấn đề như sau:
Đơn đặt hàng (PO) sẽ được phía bên mua hàng chuẩn bị khi cần phải đặt hàng các loại hàng hóa và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi phía bên bán hàng với mục đích chính là lưu trữ giao dịch mua và bán đã diễn ra và yêu cầu phải thanh toán khi các mặt hàng đó đã được xuất kho.
Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho phía bên bán và hóa đơn sẽ được gửi lại cho bên mua hàng. PO chỉ được tạo khi phía bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua bán hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và thực hiện quản lý công nợ trên các phần mềm chuyên quản lý hóa đơn.
Thường thì PO sẽ yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc phải có trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn sẽ chỉ dùng để xác nhận cho quá trình bán hàng cũng như dùng để lưu trữ chứng từ nhằm phục vụ quá trình kết toán.
Cụ thể quy trình sử dụng PO như thế nào?
Tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình thực hiện mua hàng bằng PO sẽ khác nhau cơ bản. Tuy nhiên, nhìn chung các bước sử dụng và tạo PO sẽ được diễn ra theo một quy trình như sau:
– Bước 1: Phía bên mua hàng sẽ tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ bất kỳ cho bên doanh nghiệp.
– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán hàng để bắt đầu quá trình mua hàng.
– Bước 3: Bên bán hàng hoá sẽ nhận lại PO và đồng thời xác nhận với bên mua hàng xem mình có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng đó hay không. Nếu trường hợp phía bên bán không thể thực hiện được các yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
– Bước 4: Nếu như bên bán xác nhận thực hiện các giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đầy đủ các đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng có trong kho hoặc lên lịch sản xuất nhằm đảm bảo khả năng cung cấp đủ số hàng theo đúng như tiến độ mà bên mua đã yêu cầu trước đó.
– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đầy đủ số của lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về các hình thức vận tải – logistic cung cấp các dịch vụ vận chuyển với một số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
– Bước 6: Bên bán hàng hoá sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng đó. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua hàng đã gửi để đảm bảo được tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo các thông tin khi giao hàng một cách nhanh nhất.
– Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng sẽ phải thực hiện quá trình thanh toán theo đúng các điều khoản trong đơn đặt hàng cho phía bên bán.
Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả và hợp lý nhất?
Bạn đã biết cách làm thế nào để quản lý PO hiệu quả chưa? PO là một trong những chứng từ rất quan trọng với một doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng đắn chính là yếu tố quan trọng để hạn được chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong khi làm việc với các nhà cung cấp.
Khi quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng thực hiện đặt hàng. Hồ sơ của nhà cung cấp cần phải đảm bảo được tính rõ ràng và dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa mọi hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn và chính xác nhất.
Tạo dựng được các hạn chế về mặt chi phí liên quan đến vấn đề ngân sách bằng việc phân loại các sản phẩm, dịch vụ cần thiết nhằm bổ sung hàng tồn kho cũng như tách được các khoản mua thành nhiều danh mục khác nhau.
Triển khai được hệ thống phê duyệt khi mua hàng để có thể kiểm soát dễ dàng vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa việc quản lý tài chính yếu kém. Triển khai được quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp cho bạn có thể ngăn chặn được việc mua hàng không đạt so với yêu cầu, đặc biệt là trong những trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp và được đặt cho cùng một sản phẩm.
Đưa ra được các đề mục cần kiểm tra để có thể đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì các dữ liệu chính xác của đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu được các sai sót và nhằm đảm bảo cho tất cả các chi tiết đều được điền một cách chính xác. Bao gồm có cả các thông tin quan trọng như số lượng mua hàng hoá, giá cả hay chi tiết về vận chuyển cung như một số khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
Quản lý hồ sơ và tài liệu nhằm đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần phải được lưu trữ đúng cách để hạn chế tối đa thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo được về tính bảo mật cho các chứng từ.
Quy trình hủy đơn hàng cũng cần phải thực hiện rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có kèm theo một văn bản chính thức, nó sẽ bao gồm các thông tin liên quan cùng với chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cũng cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan khác.
Hy vọng rằng với những chia sẻ ở trên bạn đọc đã nắm được PO là gì? và hiểu rõ tầm quan trọng của PO đối với các hoạt động thương mại. Đồng thời biết được quy trình sử dụng Po ra sao. Nếu vẫn còn một số thắc mắc về vấn đề này bạn có thể liên hệ trực tiếp đến DHD Logistics để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi giải đáp thêm nhé!
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD
Fanpage: Fb.com/dhdlogistics
Hotline: 0973996659
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Website: http://dhdlogistics.com/
VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh
