Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, packing list invoice là thuật ngữ có tính quan trọng. Trong đó, Invoice là chứng từ thể hiện giá trị lô hàng còn Packing List thể hiện cách thức đóng gói, khối lượng hàng hóa cụ thể. Trong bài viết dưới đây, DHD Logistics sẽ tổng hợp chi tiết những thông tin liên quan tới Invoice Packing List bạn có thể tham khảo!
Packing List Invoice là gì?
Thông tin quan trọng cần làm rõ đầu tiên chính là khái niệm Packing List Invoice là gì? Thực tế, Invoice và Packing List là hai khái niệm riêng biệt và đảm nhiệm chức năng cụ thể khác nhau. Cụ thể:
Invoice là gì?
Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là loại chứng từ quan trọng dùng để tiến hành thanh toán, đóng thuế cũng như khai báo hải quan. Hóa đơn thương mại sẽ được lập theo Form của người bán, đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định chung. Có 2 loại Invoice phổ biến nhất, bao gồm Proforma invoice (PI) và Commercial invoice (CI).
Proforma invoice (PI): Là hóa đơn chiếu lệ, chỉ mang tính chất tạm thời và không có giá trị thanh toán cũng như giá trị pháp lý. Khi người mua đặt hàng, người bán sẽ gửi lại báo giá qua Proforma invoice (PI) để phía người mua có thể nắm được sơ bộ qua giá trị của lô hàng. PI có thể chỉnh sửa dựa trên những thỏa thuận của cả 2 bên.
Commercial Invoice (CI): Khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán tiến hành giao hàng cho người mua và người mua cần thanh toán đầy đủ hoặc một phần tiền hàng. Lúc này, phía người bán sẽ gửi Commercial invoice – hóa đơn thương mại cho người mua. Loại hóa đơn này có giá trị thanh toán và pháp lý, là căn cứ để các cơ quan nhà nước xác định giá trị lô hàng, thuế cũng như các thủ tục hải quan.
Khi nhắc tới Invoice, hầu hết mọi người đều hiểu đây chính là Commercial Invoice.
Packing List là gì?
Packing List là còn được gọi là bảng kê, phiếu đóng gói hay phiếu chi tiết hàng hóa. Đây là một trong những loại chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương, xuất nhập khẩu hàng hóa. Nội dung trên Packing List thể hiện rõ người bán đã cung cấp những gì cho người mua, từ đó phía người mua có thể kiểm tra và đối chiếu để xác thực.
Thông thường trên Packing List chỉ thể hiện số lượng hàng hóa, phương thức đóng gói và không bao gồm giá trị của lô hàng. Phiếu đóng gói hàng hóa được dùng phổ biến bao gồm 3 loại dưới đây:
Detailed packing list: Phiếu đóng gói chi tiết.
Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập.
Packing and Weight List: Phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng.
Nội dung của Packing List Invoice
Hai chứng từ Invoice, Packing list có nhiều điểm tương đồng nên rất nhiều người sẽ có sự nhầm lẫn. Dưới đây là nội dung chi tiết của Invoice Packing List:
Nội dung Packing List
Một Packing List đầy đủ thường sẽ có những nội dung chính sau đây:
- Tiêu đề: Logo, tên, địa chỉ, hotline, fax của công ty.
- Seller: Tên, địa chỉ, SĐT & fax của công ty người bán hàng/xuất khẩu.
- Số & ngày Packing List.
- Buyer: Tên, địa chỉ, SĐT, fax của phía công ty mua hàng/nhập khẩu.
- Ref no: Số tham chiếu, có thể là số đơn hàng hoặc ghi chú thêm về Notify Party.
- Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Port Klang port, Malaysia…; Manila port, Philippines).
- Port of Loading: Cảng bốc hàng (Ví dụ: Incheon port, Korea…, Hai Phong port, Viet Nam).
- ETD (Estimated Time Delivery): Ngày dự kiến tàu chạy.
- Vessel Name: Tên tàu và số chuyến tàu
- Quantity: Số lượng hàng.
- Product: Mô tả hàng hóa, trong đó bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
- Packing: Số lượng thùng, kiện đóng gói hoặc hộp.
- GWT (Gross weight): Trọng lượng tổng, trong đó bao gồm cả trọng lượng của dây buộc, thùng, hộp đựng, bao nilon…
- NWT (Net weight): Trọng lượng tịnh
- Remark: Ghi chú thêm
- Xác nhận của bên bán hàng: Ký và có đóng dấu.
Nội dung Invoice
Invoice là loại chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa. Trên Invoice bao gồm những nội dung cụ thể sau:
- Thông tin, bao gồm tên và địa chỉ của người mua, người bán.
- Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn, không cung cấp được thông tin này thì không thể khai báo hải quan.
Thông tin về mặt hàng vận chuyển: Tên mặt hàng, năm sản xuất, kiểu máy, hàng mới hay hàng đã qua sử dụng,… - Mã HS (nếu có).
- Một số điều kiện đã thỏa thuận.
- Đơn giá và tổng giá trị của toàn bộ hóa đơn.
- Đóng dấu và ký xác nhận của người bán.
Packing List Invoice có vai trò quan trọng thế nào trong xuất nhập khẩu?
Packing List Invoice có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Cụ thể như sau:
Vai trò của Invoice
Nếu muốn xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, Invoice có vai trò quan trọng trong việc thanh toán, đóng thuế, bảo hiểm cũng như khai báo hải quan:
Khai báo hải quan: Xuất trình Invoice để cơ quan Hải quan có thể biết chính xác giá cả trên hóa đơn, từ đó tính được thuế xuất nhập khẩu và một số chi phí cần thiết khác.
Thanh toán: Invoice là hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý, người bán gửi để người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình.
Đóng bảo hiểm: Giá được ghi trên Invoice và những điều khoản về hàng hoá được bảo hiểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính phí bảo hiểm hàng hóa, bảo đảm cho lô hàng.
Ngoài ra, Invoice còn đảm nhiệm một số chức năng cơ bản như:
Lưu trữ hồ sơ: Invoice có thể giúp bên mua và bên hàng lưu giữ các loại hồ sơ, chứng từ hợp pháp về việc mua bán hàng hóa.
Theo dõi thanh toán: Giúp cả 2 bên có thể theo dõi các khoản đã thanh toán cũng như số tiền còn nợ.
Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Việc phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ những hình thức mua hàng của doanh nghiệp, qua đó có thể xác định các xu hướng, sản phẩm phổ biến cũng như thời gian cam điểm mua hàng..
Tại sao cần có Packing list?
Packing List có chức năng cung cấp đầy đủ những thông tin của lô hàng. mỗi loại Packing List sẽ có những thông tin cơ bản khác nhau như:
Số lượng và trọng lượng cụ thể của hàng hóa trong thùng container.
Số kiện hàng, số pallet nhựa cụ thể và số lượng hàng nhỏ được đóng vào trong các thùng, hộp.
Phương thức dỡ hàng: Dỡ hàng bằng tau hay bằng xe nâng để bố trí thêm người.
Dự kiến thời gian dỡ hàng: Để có thể bố trí nhân lực cũng như diện tích kho bãi hợp lý.
Việc ghi Packing list giúp hàng hóa có thể được đóng vào container một cách an toàn. Đồng thời khi mở cont, hải quan dựa vào những thông tin có trên phiếu đóng gói để kiểm tra lại hàng hóa doanh nghiệp nhận có đủ không, thừa hay thiếu bao nhiêu….Thực tế, nếu không có Packing List thì Hải quan sẽ không cho phép lô hàng được thông quan.
Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển nếu hàng hóa gặp sự cố hư hỏng hoặc bị lỗi ở kiện hàng nào, phía người mua cũng có thể dựa vào Packing List để có thể truy ra được số máy, số ca cũng như người phụ trách để đòi lại quyền lợi cho mình.
Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản về Invoice Packing List mà DHD Logistics muốn gửi tới bạn đọc. 2 loại chứng từ này có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Vì vậy, để việc trao đổi cũng như thông quan hàng hóa được diễn ra thuận lợi, đừng quên bổ sung đầy đủ và chi tiết Packing List Invoice!
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD
Fanpage: DHD Logistics
Hotline: 0973996659
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Website: http://dhdlogistics.com/
VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.
