Phương thức cung cấp dịch vụ, chính sách chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền

Posted on by Đinh Chi

Đơn vị cung cấp dịch vụ: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD

Website: dhdlogistics.com

Thời gian triển khai từ ngày 24/05/2023. Ngày cập nhật: 26/08/2026.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này quy định phương thức DHD Logistics tiếp nhận, xác nhận và cung cấp dịch vụ cho khách hàng; các trường hợp chấm dứt, tạm dừng dịch vụ và nguyên tắc hoàn tiền đối với các khoản khách hàng đã thanh toán.

Chính sách áp dụng đối với các dịch vụ do DHD Logistics cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn:

  • Nhập hàng và mua hộ hàng hóa;
  • Thanh toán hộ;
  • Vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế;
  • Khai báo và xử lý thủ tục hải quan;
  • Dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa;
  • Ký gửi, giao nhận và các dịch vụ logistics khác theo thỏa thuận với khách hàng.

Đối với từng dịch vụ cụ thể, nội dung thực hiện, thời gian, chi phí và điều kiện áp dụng có thể được xác nhận riêng trong báo giá, đơn hàng, phiếu gửi, hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ hoặc thông tin xác nhận giữa DHD Logistics và khách hàng.

2. Phương thức cung cấp dịch vụ

DHD Logistics cung cấp dịch vụ thông qua hình thức tư vấn và giao dịch trực tiếp với khách hàng. Website có chức năng giới thiệu dịch vụ, tiếp nhận nhu cầu và cung cấp thông tin; đối với từng đơn hàng hoặc yêu cầu cụ thể, DHD Logistics sẽ tư vấn, báo giá và xác nhận trước khi thực hiện.

2.1. Tiếp nhận yêu cầu

Khách hàng có thể liên hệ với DHD Logistics thông qua các phương thức được công bố trên website, bao gồm:

  • Gửi yêu cầu thông qua các biểu mẫu liên hệ trên website;
  • Điện thoại, Zalo hoặc các kênh liên hệ trực tuyến của DHD Logistics;
  • Email;
  • Liên hệ trực tiếp tại văn phòng;
  • Các phương thức liên hệ khác được DHD Logistics công bố tại từng thời điểm.

Khi gửi yêu cầu, khách hàng cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết để DHD Logistics xác định phạm vi, điều kiện và chi phí thực hiện dịch vụ.

2.2. Tư vấn và báo giá

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, DHD Logistics tiến hành tư vấn về:

  • Nội dung và phạm vi dịch vụ;
  • Phương thức thực hiện;
  • Tuyến vận chuyển hoặc phương án xử lý;
  • Thời gian dự kiến;
  • Chi phí dịch vụ và các khoản chi phí liên quan;
  • Điều kiện, chứng từ hoặc giấy phép cần thiết nếu có;
  • Các giới hạn, điều kiện hoặc yêu cầu đặc biệt đối với từng loại hàng hóa, tuyến đường hoặc dịch vụ.

Báo giá được xác định dựa trên thông tin khách hàng cung cấp và điều kiện thực tế tại thời điểm báo giá. Trường hợp thông tin về hàng hóa, trọng lượng, kích thước, địa chỉ, tuyến vận chuyển, yêu cầu hải quan hoặc các yếu tố liên quan thay đổi, chi phí dịch vụ có thể được điều chỉnh tương ứng và thông báo cho khách hàng.

2.3. Xác nhận sử dụng dịch vụ

Dịch vụ được xác nhận thực hiện sau khi hai bên thống nhất các nội dung cơ bản của giao dịch, bao gồm phạm vi dịch vụ, chi phí, phương thức thực hiện và các điều kiện liên quan.

Tùy từng dịch vụ, việc xác nhận có thể được thể hiện thông qua:

  • Tin nhắn hoặc trao đổi trên kênh liên hệ của DHD Logistics;
  • Email;
  • Báo giá hoặc xác nhận đơn hàng;
  • Phiếu gửi/phiếu tiếp nhận;
  • Hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ;
  • Chứng từ, tài liệu điện tử khác có giá trị xác nhận giao dịch.

2.4. Tiếp nhận thanh toán

Sau khi dịch vụ được xác nhận, khách hàng thực hiện thanh toán theo phương thức và thời hạn đã được DHD Logistics thông báo.

Việc thanh toán được thực hiện theo Chính sách thanh toán được công bố trên website và theo thỏa thuận cụ thể của từng dịch vụ.

2.5. Thực hiện dịch vụ

Sau khi đáp ứng các điều kiện cần thiết, DHD Logistics bắt đầu thực hiện dịch vụ theo nội dung đã xác nhận.

Tùy loại dịch vụ, quá trình thực hiện có thể bao gồm một hoặc nhiều công việc như:

  • Tiếp nhận hàng hóa;
  • Kiểm tra thông tin và tình trạng hàng hóa theo phạm vi dịch vụ;
  • Mua hàng hoặc thanh toán theo ủy quyền của khách hàng;
  • Vận chuyển và điều phối hàng hóa;
  • Khai báo, xử lý thủ tục hải quan;
  • Làm việc với đơn vị vận chuyển, đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết;
  • Theo dõi quá trình xử lý;
  • Giao hàng hoặc bàn giao kết quả dịch vụ cho khách hàng.

Đối với dịch vụ có sự tham gia của bên vận chuyển, nhà cung cấp, đại lý, đối tác hoặc cơ quan quản lý nhà nước, thời gian và kết quả thực hiện còn phụ thuộc vào điều kiện thực tế của các bên liên quan.

3. Thời điểm bắt đầu cung cấp dịch vụ

Thời điểm bắt đầu cung cấp dịch vụ được xác định theo tính chất của từng dịch vụ và thỏa thuận giữa DHD Logistics với khách hàng.

Thông thường, DHD Logistics bắt đầu thực hiện khi:

  • Khách hàng đã xác nhận sử dụng dịch vụ;
  • Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết;
  • Các điều kiện cung cấp dịch vụ đã được đáp ứng;
  • Khách hàng đã thực hiện khoản thanh toán hoặc đặt cọc theo thỏa thuận, nếu có.

Đối với những dịch vụ cần ứng trước tiền để mua hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, đặt chỗ vận chuyển hoặc thực hiện thủ tục với bên thứ ba, DHD Logistics có thể chỉ bắt đầu thực hiện sau khi nhận đủ khoản tiền cần thiết theo thỏa thuận.

4. Thời điểm hoàn thành dịch vụ

Dịch vụ được xem là hoàn thành khi DHD Logistics đã thực hiện đầy đủ phạm vi công việc đã được hai bên xác nhận.

Tùy từng dịch vụ, thời điểm hoàn thành có thể được xác định khi:

  • Hàng hóa được giao đến địa chỉ hoặc địa điểm đã thỏa thuận;
  • Hàng hóa được bàn giao cho khách hàng hoặc người nhận được khách hàng chỉ định;
  • Công việc khai báo hoặc thủ tục được DHD Logistics thực hiện hoàn tất trong phạm vi trách nhiệm;
  • Khoản thanh toán hoặc giao dịch được thực hiện thành công theo nội dung đã xác nhận;
  • Kết quả dịch vụ hoặc chứng từ liên quan được bàn giao cho khách hàng;
  • Các công việc khác theo hợp đồng, báo giá hoặc thỏa thuận dịch vụ đã được hoàn tất.

Đối với dịch vụ có nhiều giai đoạn, từng phần công việc có thể được xác định là hoàn thành độc lập theo nội dung đã thỏa thuận.

5. Thay đổi nội dung dịch vụ trong quá trình thực hiện

  • Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi thông tin hoặc nội dung dịch vụ trong quá trình thực hiện. DHD Logistics sẽ xem xét khả năng đáp ứng dựa trên tình trạng thực tế của đơn hàng.
  • Trường hợp thay đổi làm phát sinh thêm công việc, chi phí hoặc ảnh hưởng đến thời gian thực hiện, DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng trước khi tiếp tục thực hiện phần thay đổi, khi điều kiện thực tế cho phép.
  • Một số yêu cầu có thể không được chấp nhận nếu hàng hóa đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển, đã thực hiện thủ tục hải quan, đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đã phát sinh nghĩa vụ với bên thứ ba.

6. Chính sách chấm dứt dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng

Khách hàng có quyền yêu cầu chấm dứt dịch vụ trước khi dịch vụ hoàn thành. DHD Logistics sẽ tiếp nhận và xác định tình trạng thực tế của đơn hàng để xử lý.

6.1. Trường hợp dịch vụ chưa được thực hiện

Nếu DHD Logistics chưa bắt đầu thực hiện dịch vụ và chưa phát sinh chi phí hoặc nghĩa vụ với bên thứ ba, khách hàng có thể yêu cầu chấm dứt dịch vụ.

Khoản tiền khách hàng đã thanh toán, nếu có, sẽ được xem xét hoàn lại sau khi đối chiếu giao dịch và các nghĩa vụ liên quan.

6.2. Trường hợp dịch vụ đang được thực hiện

Nếu dịch vụ đã bắt đầu thực hiện, việc chấm dứt được xử lý dựa trên phần công việc đã hoàn thành và các chi phí thực tế đã phát sinh.

Các khoản đã phát sinh để thực hiện dịch vụ, bao gồm nhưng không giới hạn ở chi phí vận chuyển, phí đối tác, phí mua hàng, phí thanh toán, phí hải quan, phí lưu kho, phí xử lý hoặc các khoản mà DHD Logistics đã thanh toán cho bên thứ ba theo yêu cầu của khách hàng, có thể được khấu trừ khi xác định số tiền hoàn lại.

6.3. Trường hợp dịch vụ đã hoàn thành

Sau khi dịch vụ đã hoàn thành theo nội dung đã xác nhận, DHD Logistics không thực hiện hoàn lại khoản phí tương ứng với phần dịch vụ đã hoàn thành, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc phát sinh trách nhiệm hoàn tiền của DHD Logistics theo quy định pháp luật và chính sách có liên quan.

7. DHD Logistics chấm dứt hoặc tạm dừng cung cấp dịch vụ

DHD Logistics có quyền từ chối, tạm dừng hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ trong các trường hợp phù hợp, bao gồm:

  • Khách hàng cung cấp thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc có dấu hiệu gian dối;
  • Hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc không đáp ứng điều kiện vận chuyển, xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định;
  • Khách hàng không cung cấp giấy phép, chứng từ hoặc thông tin cần thiết để thực hiện dịch vụ;
  • Khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận;
  • Yêu cầu của khách hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật;
  • Cơ quan nhà nước, đơn vị vận chuyển hoặc đối tác liên quan yêu cầu dừng hoặc không tiếp nhận dịch vụ;
  • Điều kiện thực tế khiến DHD Logistics không thể tiếp tục cung cấp dịch vụ;
  • Xảy ra sự kiện bất khả kháng hoặc các trường hợp khách quan khác theo quy định pháp luật.

Trường hợp DHD Logistics chấm dứt hoặc tạm dừng dịch vụ, DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng trong phạm vi có thể và xử lý các khoản tiền đã thanh toán dựa trên phần dịch vụ đã thực hiện, chi phí thực tế đã phát sinh và nguyên nhân chấm dứt.

8. Chính sách hoàn tiền

DHD Logistics thực hiện hoàn tiền dựa trên tình trạng thực tế của dịch vụ tại thời điểm khách hàng yêu cầu chấm dứt hoặc phát sinh nghĩa vụ hoàn tiền.

8.1. Nguyên tắc hoàn tiền

Số tiền hoàn lại, nếu có, được xác định trên cơ sở:

Số tiền hoàn lại = Khoản tiền khách hàng đã thanh toán – chi phí dịch vụ đã thực hiện – các khoản chi phí thực tế đã phát sinh và các khoản phải thanh toán cho bên thứ ba (nếu có).

Việc xác định số tiền hoàn lại có thể khác nhau tùy từng loại dịch vụ và từng giao dịch cụ thể.

Trường hợp DHD Logistics đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, đại lý hoặc đối tác theo yêu cầu của khách hàng, việc hoàn lại khoản tiền này phụ thuộc vào khả năng thu hồi thực tế từ bên liên quan và các điều kiện của giao dịch.

8.2. Trường hợp DHD Logistics có trách nhiệm hoàn tiền

DHD Logistics xem xét hoàn tiền cho khách hàng trong các trường hợp:

  • DHD Logistics thu tiền nhưng không thể cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận do nguyên nhân thuộc trách nhiệm của DHD Logistics;
  • Khách hàng thanh toán vượt quá số tiền phải thanh toán;
  • Giao dịch bị hủy theo thỏa thuận giữa hai bên và còn khoản tiền thuộc về khách hàng;
  • Các trường hợp khác mà DHD Logistics có nghĩa vụ hoàn tiền theo hợp đồng, thỏa thuận hoặc quy định pháp luật.

8.3. Trường hợp không hoàn lại toàn bộ số tiền đã thanh toán

DHD Logistics có thể không hoàn lại toàn bộ số tiền khách hàng đã thanh toán nếu một phần hoặc toàn bộ khoản tiền đã được sử dụng để thực hiện dịch vụ hoặc thanh toán các chi phí thực tế cho bên thứ ba.

Việc này không làm mất quyền của khách hàng trong việc yêu cầu DHD Logistics đối soát và giải thích các khoản chi phí liên quan.

8.4. Hoàn tiền trong trường hợp dịch vụ có liên quan đến nhà cung cấp hoặc bên thứ ba

Đối với các dịch vụ như order hàng hóa, mua hộ, thanh toán hộ hoặc các dịch vụ mà DHD Logistics phải thực hiện giao dịch với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hoặc đối tác khác, việc hoàn tiền có thể phụ thuộc vào kết quả xử lý của bên liên quan.

Trường hợp khách hàng yêu cầu hủy trước khi DHD Logistics thanh toán cho nhà cung cấp

Nếu khách hàng yêu cầu chấm dứt dịch vụ trước thời điểm DHD Logistics thực hiện thanh toán hoặc đặt mua hàng cho nhà cung cấp, DHD Logistics sẽ xem xét hủy giao dịch và hoàn lại khoản tiền còn lại cho khách hàng sau khi đối soát các khoản đã phát sinh, nếu có.

Trường hợp DHD Logistics đã thanh toán cho nhà cung cấp

Nếu DHD Logistics đã sử dụng khoản tiền của khách hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, việc hoàn tiền sẽ được xử lý theo chính sách đổi trả, hủy đơn của nhà cung cấp và tình trạng thực tế của giao dịch.

DHD Logistics sẽ hỗ trợ khách hàng làm việc với nhà cung cấp để yêu cầu hủy đơn, đổi hàng hoặc hoàn tiền khi điều kiện giao dịch cho phép.

Trong trường hợp nhà cung cấp đồng ý hoàn tiền, khoản tiền DHD Logistics nhận lại từ nhà cung cấp sẽ được đối soát và hoàn lại cho khách hàng sau khi trừ các khoản chi phí đã phát sinh hợp lệ theo giao dịch.

Trường hợp nhà cung cấp không đồng ý hủy hoặc hoàn tiền

Nếu nhà cung cấp không chấp nhận hủy đơn, đổi hàng hoặc hoàn tiền theo điều kiện giao dịch, DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng và hỗ trợ xử lý trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

DHD Logistics không cam kết hoàn lại toàn bộ tiền hàng trong trường hợp khoản tiền đã được thanh toán cho nhà cung cấp và nhà cung cấp không chấp nhận hoàn tiền, trừ trường hợp DHD Logistics có trách nhiệm đối với giao dịch theo thỏa thuận hoặc do lỗi thuộc phạm vi trách nhiệm của DHD Logistics.

Trường hợp nhà cung cấp đồng ý đổi hàng

Nếu nhà cung cấp đồng ý đổi hàng, DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng về phương án đổi hàng, thời gian dự kiến và các chi phí liên quan.

Hàng hóa đổi trả có thể phải vận chuyển từ Việt Nam đi các nước hoặc giữa các địa điểm khác theo yêu cầu của nhà cung cấp. Các chi phí vận chuyển, phí xử lý hoặc chi phí phát sinh khác được xác định theo từng trường hợp và thông báo cho khách hàng trước khi thực hiện khi điều kiện cho phép.

Sau khi nhà cung cấp hoàn tất việc đổi hàng, DHD Logistics tiếp tục hỗ trợ vận chuyển hàng thay thế về Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ.

Trường hợp nhà cung cấp hoàn tiền

Khi nhà cung cấp xác nhận hoàn tiền và khoản tiền được chuyển về DHD Logistics hoặc tài khoản đã sử dụng để thanh toán, DHD Logistics sẽ tiến hành đối soát và hoàn lại khoản tiền thuộc về khách hàng theo phương thức phù hợp.

Thời gian khách hàng thực nhận tiền có thể phụ thuộc vào thời gian xử lý của nhà cung cấp, ngân hàng, đơn vị thanh toán và các bên liên quan.

Trường hợp lỗi thuộc trách nhiệm của DHD Logistics

Nếu trong quá trình cung cấp dịch vụ, DHD Logistics gây ra thiệt hại thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, việc bồi hoàn hoặc xử lý quyền lợi khách hàng được thực hiện theo Chính sách giải quyết khiếu nại, Chính sách bảo hiểm, đền bù hàng hóa và thỏa thuận dịch vụ tương ứng.

Việc xác định trách nhiệm được căn cứ vào hồ sơ giao dịch, thông tin đơn hàng, tình trạng hàng hóa, chứng từ, hình ảnh/video và các dữ liệu liên quan.

8.5. Quan hệ giữa chính sách hoàn tiền và chính sách đổi trả hàng hóa

Đối với các trường hợp hoàn tiền phát sinh từ việc hàng hóa được nhà cung cấp chấp nhận hủy, đổi trả hoặc hoàn tiền, khách hàng thực hiện theo Chính sách đổi trả hàng hóa của DHD Logistics.

Trang Phương thức cung cấp dịch vụ, chính sách chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền quy định nguyên tắc xử lý khoản tiền khi khách hàng chấm dứt dịch vụ.

Trong khi đó, Chính sách đổi trả hàng hóa quy định cụ thể điều kiện, trường hợp và quy trình xử lý khi hàng hóa có lỗi, sai hàng, thiếu hàng, hư hỏng hoặc khách hàng có nhu cầu đổi trả.

Hai chính sách được áp dụng đồng thời tùy theo tính chất của từng giao dịch.

chính sách đổi trả hàng

9. Các khoản có thể phát sinh khi chấm dứt dịch vụ

Tùy từng trường hợp, khi khách hàng yêu cầu chấm dứt dịch vụ, DHD Logistics có thể đối soát các khoản đã phát sinh như:

  • Phí dịch vụ đối với phần công việc đã thực hiện;
  • Cước vận chuyển đã phát sinh;
  • Phí mua hàng hoặc thanh toán hộ đã thực hiện;
  • Phí ngân hàng hoặc phí thanh toán;
  • Phí hải quan, kiểm tra chuyên ngành hoặc các khoản phí nhà nước đã phát sinh;
  • Phí lưu kho, lưu bãi, xử lý hoặc bảo quản hàng hóa;
  • Phí của đơn vị vận chuyển, đại lý hoặc đối tác;
  • Các khoản chi phí khác đã được khách hàng xác nhận hoặc phát sinh hợp lý trong quá trình thực hiện dịch vụ.

DHD Logistics sẽ thông báo hoặc đối soát các khoản liên quan khi xử lý yêu cầu chấm dứt và hoàn tiền.

10. Phương thức và thời gian hoàn tiền

Khi phát sinh khoản tiền được hoàn, DHD Logistics ưu tiên hoàn tiền thông qua phương thức thanh toán phù hợp với giao dịch ban đầu hoặc phương thức khác được hai bên thống nhất.

Thời gian hoàn tiền được xác định sau khi DHD Logistics hoàn tất việc kiểm tra:

  • Tình trạng thực hiện dịch vụ;
  • Số tiền khách hàng đã thanh toán;
  • Các khoản chi phí đã phát sinh;
  • Các khoản đã thanh toán cho bên thứ ba;
  • Thông tin tài khoản hoặc phương thức nhận tiền của khách hàng.

Trường hợp khoản tiền cần hoàn phụ thuộc vào việc đối tác, nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển hoàn trả cho DHD Logistics, thời gian hoàn tiền có thể phụ thuộc vào thời gian xử lý thực tế của bên liên quan.

DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng xử lý khi cần thiết.

11. Quy trình yêu cầu chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền

Khách hàng có nhu cầu chấm dứt dịch vụ hoặc yêu cầu hoàn tiền thực hiện theo các bước:

Bước 1: Gửi yêu cầu

Khách hàng liên hệ DHD Logistics qua các kênh liên hệ chính thức và cung cấp thông tin đơn hàng/giao dịch cần xử lý.

Bước 2: Xác minh thông tin

DHD Logistics kiểm tra thông tin khách hàng, tình trạng dịch vụ, lịch sử thanh toán và các chi phí đã phát sinh.

Bước 3: Đối soát

DHD Logistics xác định phần dịch vụ đã thực hiện, phần dịch vụ chưa thực hiện và các khoản chi phí liên quan.

Bước 4: Thông báo kết quả

DHD Logistics thông báo cho khách hàng kết quả xử lý, bao gồm số tiền được hoàn lại nếu có.

Bước 5: Hoàn tiền

Sau khi hai bên thống nhất hoặc đủ điều kiện xử lý, DHD Logistics thực hiện hoàn tiền theo phương thức phù hợp.

12. Trường hợp bất khả kháng

Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của DHD Logistics, như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, đình công, thay đổi chính sách quản lý, quyết định của cơ quan nhà nước, sự cố hệ thống, gián đoạn hoạt động vận chuyển hoặc các sự kiện tương tự, thời gian cung cấp dịch vụ có thể bị thay đổi.

DHD Logistics sẽ thông báo cho khách hàng trong phạm vi có thể và phối hợp xử lý phù hợp với tình trạng thực tế của giao dịch.

Việc hoàn tiền trong trường hợp này được xem xét dựa trên phần dịch vụ đã thực hiện, chi phí thực tế đã phát sinh và các khoản nghĩa vụ với bên thứ ba.

 

Khách hàng có thể liên hệ DHD Logistics để được tư vấn về điều kiện cung cấp dịch vụ, tình trạng đơn hàng, yêu cầu chấm dứt dịch vụ hoặc các vấn đề liên quan đến hoàn tiền.

CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD

Hotline: 0973996659

Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com

Website: https://dhdlogistics.com/

VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

VP HCM: Số 39 Sầm Sơn, Tân Sơn Nhất, Hồ Chí Minh.

Có thể bạn quan tâm: