Trong xuất nhập khẩu, Proforma Invoice là thuật ngữ chứng từ phổ biến. Tuy nhiên, có vài trường hợp vẫn nhầm lẫn giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Phân biệt giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu.
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice được viết tắt là PI, là hóa đơn chiếu lệ. Hay được biết đến là bản nháp của hóa đơn thương mại, không có giá trị pháp lý để thực hiện việc thanh toán. Tuy nhiên, trên PI vẫn có thể hiện được các thông tin của lô hàng một cách đầy đủ như số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm,…
PI mang tính chất như là cam kết giữa hai bên mua bán với nhau, PI thể hiện những thông tin của lô hàng so với thực tế, nhằm để xác định trị giá cụ thể của lô hàng. Sau khi nhận được PI từ bên người bán hai bên sẽ bàn bạc, chỉnh sửa và thống nhất các điều khoản, thỏa thuận trước khi đưa ra hợp đồng thương mại chính thức.
Vai trò của Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu
PI có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn chỉnh các điều khoản và nội dung trong hợp đồng thương mại chính thức. Được xem là tiền đề góp phần để hóa đơn chính thức tránh được những sai sót không đáng có.
Dựa vào các thông tin trên PI, bên người mua có thể yêu cầu người bán tiến hành sửa chữa thông tin theo yêu cầu của người mua nếu chưa hợp lý. Sau khi chỉnh sửa, thống nhất giữa hai bên thì sẽ tiến phát hành hóa đơn thương mại chính thức và thực hiện thanh toán, nhận hàng.
Khi nào PI được phát hành?
Trong các hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa quốc tế, không có quy định cụ thể thời hạn phát hành PI. Tuy nhiên, việc phát hành PI nhằm để việc giao dịch rõ ràng hơn về các điều khoản và nhanh chóng đi đến thống nhất giữa hai bên. Từ PI là cơ sở để cả 2 bên có thể đưa ra những phương án xử lý, chỉnh sửa và đưa ra các điều kiện thuận lợi hơn.
Từ đây có thể thấy, việc phát hành PI vào những thời điểm hợp lý như sau:
- Khi hàng hóa chưa được giao hoặc chưa có hàng chính thức, bên người bán cung cấp thông tin đầy đủ nhưng chứng từ chưa hoàn chỉnh và không có giá trị pháp lý.
- Bên người mua cần xác nhận tổng giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu, vì có một số quốc gia tổng giá trị lô hàng là điều kiện bắt buộc để thông quan.
- Khi chưa thống nhất được hết những thông tin cần có trong Commercial Invoice, PI được phát hành để hai bên có thể trao đổi về các điều khoản, thông tin lô hàng,… trước khi phát hành hóa đơn thương mại chính thức.
Nội dung của Proforma Invoice
Một bản PI thông thường sẽ có các thông tin cơ bản như sau:
- Thông tin hóa đơn: ngày hóa đơn, số hóa đơn,…
- Seller: tên, địa chỉ, số điện thoại,… các thông tin cơ bản của người bán.
- Buyer: tên, địa chỉ, số điện thoại,… các thông tin cơ bản của người mua.
- Thông tin về lô hàng: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, số giao dịch, cách đóng gói, tổng trị giá hóa đơn,…
- Payment term: các phương thức thanh toán quốc tế ( TTR, L/C, TT,…).
- ETD/ ETA: ngày dự kiến giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.
- Các thông tin của ngân hàng bên xuất khẩu.
- Port of Loading: cảng đi, cảng bốc hàng.
- Port of Destination: cảng đến, cảng dỡ hàng.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu
Giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice có nhiều điểm tương đồng với nhau, đều cùng là hóa đơn trong đó nêu rõ được thông tin của người bán, người mua, các thông tin cơ bản của lô hàng, đơn giá sản phẩm, tổng trị giá hóa đơn,… Để người mua có thể nắm bắt được thông tin về lô hàng và số tiền phải thanh toán.
Tuy nhiên, giữa hai loại hóa đơn này cũng có những điểm khác biệt. Tùy thuộc vào chức năng và mục đích việc phân biệt được hai loại hóa đơn này dựa vào các đặc điểm sau:
| Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) | Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) |
| Phát hành trước khi hàng được gửi hoặc trong tình trạng không có hàng sẵn. | Phát hành sau khi hoàn tất việc đóng gói hàng hóa hoặc hàng đã được gửi đi |
| Những thông tin có trên PI có thể chỉnh sửa và không có giá trị pháp lý để thanh toán. | Những thông tin trên hóa đơn thương mại không thể chỉnh sửa và được dùng để làm cơ sở cho việc thanh toán. |
| PI mang tính cam kết giữa hai bên mua bán với nhau để cùng nhau thống nhất các thỏa thuận. | Chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch và mang tính ràng buộc giữa hai bên mua bán với nhau |
| Không được dùng để hạch toán. | Được sử dụng được để hạch toán cho cả 2 bên. |
Hy vọng những thông tin về PI mà DHD Logistics cung cấp mang lại lợi ích cho khách hàng. Liên hệ ngay với DHD Logistics chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ các thông tin về chứng từ trong xuất nhập khẩu để tránh được những phát sinh xảy ra.
Hotline: 0973996659
Fanpage: DHD Logistics
Website: http://dhdlogistics.com/
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Địa chỉ: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.
