Proforma Invoice là gì? Đây là một trong những thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế. Để tìm hiểu rõ hơn về thuật ngữ này chúng ta hãy cùng nhau đi vào bài viết ngay sau đây nhé!
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là một loại hoá đơn chiếu lệ có hình thức khá giống với hoá đơn. Tuy nhiên Proforma Invoice mẫu này lại không được sử dụng để thanh toán. Bởi thực chất nó không phải là một loại giấy tờ đòi tiền.
Proforma Invoice thường được viết tắt là PI và rất hay gặp trong các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hoá. Có thể nói rằng đây là một bản nháp sơ bộ của một hoá đơn vì vậy mà nó không được sử dụng để đòi tiền. Tuy nhiên thì hình thức và các nội dung trên đó vẫn khá giống với một mẫu hoá đơn thương mại.
Vậy thực chất Proforma Invoice này được dùng với mục đích gì? Tại sao lại cần phải sử dụng đến loại hoá đơn chiếu lệ này? Nếu xét về bản chất thì đây dường như chỉ là một bản nháp đầu của hoá đơn thương mại. Nhờ vào đó mà người bán và người mua sẽ nắm được các căn cứ cơ bản về một lô hàng như: Mẫu mã và chủng loại, số lượng, tổng số tiền, đơn giá, điều kiện khi giao hàng….
Vì vậy PI thể hiện được sự cam kết từ phía của người bán sẽ giao lô hàng hoặc những dịch vụ mà trước đó đã được thông báo cho người mua với một mức giá cụ thể. Khi đã nhận được Proforma Invoice mẫu thì người mua, người bán sẽ tiếp tục đưa ra các đàm phán với những điều khoản cụ thể. Do đó chứng từ này có thể được sửa đổi nhiều lần sao cho phù hợp với nhu cầu của cả 2 bên. Qua đó chắc hẳn bạn đọc đã hiểu được Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice được phát hành vào những thời điểm nào?
Đối với quá trình mua bán bên bán sẽ không cần bắt buộc phải phát hành hoá đơn PI. Vì vậy sẽ không có quy định nào bắt buộc về thời gian phát hành hoá đơn chiếu lệ này cả. Tuy nhiên để việc giao dịch được thuận tiện và mọi thứ được trở lên rõ ràng về các điều khoản. Hai bên có thể đi đến thống nhất sớm hơn thì bên mua và bên bán sẽ làm trước một bản PI và coi đó là cơ sở để tham khảo.
Dựa vào bản PI này cả hai bên sẽ đưa ra được những phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo được điều kiện thuận lợi hơn trong khi hợp tác với nhau. Do đó mẫu Proforma Invoice sẽ được phát hành trong một số thời điểm như sau đây:
Vào thời điểm mà hàng chưa được giao, khi đó bên xuất khẩu phải đưa cho bên nhập khẩu đầy đủ những chứng từ chưa có thông tin về lô hàng đó.
Bên nhập khẩu cũng cần phải xác định giá trị của lô hàng đó để hoàn tất được thủ tục thông quan khi nhập khẩu cho hàng hoá. Tại một số quốc gia trên thế giới giá trị của lô hàng đã trở thành một điều kiện bắt buộc.
PI có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được hết các thông tin. Cả bên mua và bên bán đều đã có các thông tin về lô hàng đó. Bên người mua hay bên nhập khẩu cảm thấy hài lòng về những điều khoản đó. Hàng hoá được đóng vào các container hoặc được chuyển đi rồi thì bên bán có thể thực hiện phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng vừa xuất đó.
Đánh giá vai trò, nội dung của Proforma Invoice
Proforma Invoice giữ một vai trò rất quan trọng đối với quá trình hoàn thiện các hợp đồng thương mại. Nó được coi là một tiền đề để cho các hợp đồng mua bán hạn chế việc gặp phải những sai sót không mong muốn. Đồng thời các điều khoản trong hợp đồng sẽ hài hoà đối với cả 2 bên trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu.
Một trong những lý do để coi PI là tiền đề của một hợp đồng mua bán đó chính là các bên nhập khẩu và xuất khẩu sẽ căn cứ vào nội dung của PI. Từ đó sẽ tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có một số nội dung chưa thực sự hợp lý.
Nội dung của Proforma Invoice gồm những gì?
Cụ thể nội dung của Proforma Invoice sẽ như sau:
+ Các thông tin về hoá đơn như ngày và số hoá đơn
+ Seller: địa chỉ kinh doanh và tên, tell, fax của bên bán
+ Buyer: tên và địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax của bên người mua
+ Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa là gì?, đơn giá và số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán là bao nhiêu….
+ Payment term: phương thức thanh toán quốc tế của hàng hóa theo thỏa thuận
+ Thông tin của ngân hàng bên xuất khẩu
+ Port of Loading: Tên gọi của một cảng bốc hàng
+ Port of Destination: Tên của cảng hàng đế.
+ ETD/ ETA : ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.
Có thể bạn cần quan tâm:
Manifest là gì? Vai trò Manifest trong Xuất Nhập khẩu
Cách để phân biệt giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice
Có thể phân biệt 2 loại chứng từ này dựa vào một số đặc điểm sau đây:
+ Thời điểm phát hành: Proforma Invoice sẽ được phát hành trước khi hàng được gửi đi. Còn Commercial Invoice được phát hành sau khi lô hàng gửi đi hoặc lô hàng đó đã đóng xong và cho vào container.
+ Nội dung: Nội dung của 2 chứng từ này khá giống nhau, tuy nhiên thì Commercial Invoice sẽ có đầy đủ và chính xác hơn về các thông tin như số tiền thanh toán và lượng hàng. Còn PI 2 bên vẫn thảo luận và thay đổi về mặt nội dung, điều khoản nếu cảm thấy cần thiết.
+ Sự cam kết: CI là một chứng từ rất quan trọng nó giúp xác nhận các giao dịch mua bán. Trong khi đó thì PI chỉ là một sự cam kết ban đầu của phía người bán gửi tới bên mua hàng.
+ Hạch toán: CI giúp hạch toán cả phía người mua và phía người bán, PI lại không có được chức năng này.
Qua những thông tin ở trên hy vọng rằng bạn đọc đã hiểu được Proforma Invoice là gì. Đồng thời thấy được vai trò của mẫu hoá đơn chiếu lệ này trong các hoạt động xuất nhập khẩu.
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD
Fanpage: DHD Logistics
Hotline: 0973996659
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Website: http://dhdlogistics.com/
VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh
