Để hoàn tất bộ hồ sơ thông quan hàng hóa, Packing List chính là một trong những loại giấy tờ không thể thiếu. Với những người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chắc chắn đây là một thuật ngữ vô cùng thông dụng. Packing List là gì? Nội dung và chức năng của Packing List cụ thể như thế nào? Tất cả sẽ được DHD Logistics giải đáp chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây!
Packing List là gì?
Packing List (phiếu đóng gói) là bảng kê khai danh mục hàng hóa, trong đó, thông tin trên bảng kê có nội dung tương tự như hóa đơn, tuy nhiên không cần thiết phải có các thông tin liên quan tới thanh toán, đơn giá, trị giá hay đồng tiền thanh toán. Quan trọng nhất cần có trên Packing List là quy cách đóng gói, trọng lượng cũng như kích thước cụ thể của hàng hóa
Packing List được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp. Có phiếu đóng gói, phía người mua hàng có thể dễ dàng kiểm tra cũng như quản lý lô hàng hơn.
Hiện tại, phiếu đóng gói hàng hóa thường được phân làm 3 loại cơ bản:
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed): Nội dung thể hiện trong Packing List chi tiết, đầy đủ.
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutral): Nội dung của phiếu đóng gói không chỉ ra cụ thể tên người bán.
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Nội dung chi tiết, cụ thể về trọng lượng của hàng hóa.
Tại sao phải có Packing List?
Trên thực tế, Packing List cần được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển hàng hóa, tốt hơn hết là cần bảo vệ và niêm phong cẩn thận. Đây là trách nhiệm bắt buộc với chủ hàng cũng như đại lý giao nhận nhằm xác định chính xác tổng khối lượng, trọng lượng của hàng hóa.
Tất cả thông tin cơ bản của hàng hóa sẽ đều dựa trên Packing List. Phía cơ quan Hải quan tại cảng xuất hay cảng nhập có thể sử dụng danh sách này để kiểm tra hàng hóa. Nếu không hoàn thành đầy đủ danh sách, rất nhiều vấn đề phát sinh có thể xảy ra như: Hàng nhập trễ, không nhận/gửi được hàng hóa, bị cơ quan Hải quan phạt,…Vì vậy, hiểu rõ Packing List là gì cũng như lập Packing List và nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp.
Chức năng của Packing List là gì?
Để hiểu rõ hơn về vai trò của loại chứng từ này trong hoạt động xuất nhập khẩu, cùng tìm hiểu chức năng của Packing List là gì dưới đây:
Thực tế, ngay từ cái tên Packing List cũng có thể hiểu được đây là loại chứng từ mô tả lô hàng được đóng gói như thế nào. Qua phiếu đóng gói hàng hóa có thể suy ra được một số thông tin cơ bản sau đây:
- Cần bố trí khoảng bao nhiêu chỗ để có thể xếp dỡ hàng hóa?
- Bố trí phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, ví dụ như dùng xe mấy tần hay sử dụng kích thước thùng cụ thể bao nhiêu?
- Có thể để công nhận xếp dỡ hàng hóa hay bắt buộc phải dùng đến các loại thiết bị chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng…
- Phải tìm mặt hàng cụ thể ở đây khi hàng hóa phải trải quan quy trình kiểm hóa…
Ngoài ra, từ những thông tin được cung cấp trong Packing List, nếu trường hợp hàng hóa bị lỗi, bạn hoàn toàn có thể khiếu nại phía nhà sản xuất. Đồng thời qua đó, bên bán cũng có thể truy ra được số lô hàng bị lỗi và đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả nhất.
Nội dung cơ bản có trong Packing List
Một phiếu đóng gói hàng hoá đúng theo quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:
- Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ cũng như số điện thoại và fax của công ty,..
- Seller: Tên, địa chỉ, điện thoại và fax của phái công ty xuất khẩu/nhà bán hàng
- Số và ngày đóng gói: Lưu ý đây là thông tin quan trọng cần kiểm tra và ghi chính xác.
- Buyer: Tên, địa chỉ, điện thoại và số fax của bên nhập khẩu/mua hàng.
- Ref No (Số tham chiếu): Bao gồm các thông tin về số lượng đơn hàng.
- Port of Loading: Cảng xếp dỡ
- Port of Destination: Cảng đến
- Vessel Name: Số chuyến tàu và tên tàu vận chuyển hàng hóa
- ETD (Estimated Time Delivery): Ngày dự kiến khởi hành chuyến tàu
- Product (Mô tả hàng hóa): Tên hàng hóa, ký hiệu cũng như mã hiệu của từng sản phẩm…
- Quantity: Số lượng hàng.
- Packing: Số lượng kiện hàng, thùng hàng và hộp đóng gói.
- NWT (Net weight): Trọng lượng tịnh.
- GWT (Gross weight): Tổng trọng lượng của toàn bộ kiện hàng, bao gồm cả phần hộp, dây hay thùng…
- Remark: Phần chú thích
Lập Packing List hàng hóa cần lưu ý những gì?
Khi lập Packing List cần chú ý nội dung trên đó phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:
- Số hoá đơn.
- Ngày lập hoá đơn.
- Tên, địa chỉ cụ thể của bên mua hàng và bên gửi hàng.
- Thông tin chính xác của cảng đi, cảng đến, cảng xếp dỡ..
- Tên tàu, số chuyến tàu.
- Thông tin lô hàng: Số kiện, khối lượng, trọng lượng, thể tích…
- Xác nhận của bên xuất khẩu.
Cps nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa khái niệm Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa) với Commercial Invoice (hóa đơn thương mại). Trên thực tế, mặc dù thông tin cơ bản trên 2 loại chứng từ này khá giống và có liên quan đến nhau nhưng chúng có chức năng riêng biệt và một số dữ liệu đặc thù.
Cụ thể, hóa đơn thương mại thiên về phương thức thanh toán giữa các bên với nhau trong khi đó, phiếu đóng gói thể hiện nội dung về cách thức đóng gói, thể tích, trọng lượng cụ thể của hàng hóa là bao nhiêu…
Thông qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đọc đã nắm rõ Packing List là gì cũng như những thông tin quan trọng trên Packing List. Đây là một chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, vì vậy, các doanh nghiệp/nhà kinh doanh cần chú ý bổ sung đầy đủ để không ảnh hưởng tới quá trình thông quan. Mọi vấn đề thắc mắc liên quan đến Packing List cũng như hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung, vui lòng liên hệ DHD Logistics để được chúng tôi hỗ trợ sớm nhất!
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD
Fanpage: DHD Logistics
Hotline: 0973996659
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Website: https://dhdlogistics.com/
VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.
