Invoice là gì? Vai trò và quy trình xuất Invoice

Trong xuất nhập khẩu, Invoice là chứng từ quan trọng trong các hoạt động trao đổi mua bán hàng hóa quốc tế. Vậy Invoice là gì trong xuất nhập khẩu ? Những nội dung trong Invoice có những gì? Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu có vai trò như thế nào?

Với kinh nghiệm hơn 10 năm cung cấp dịch vụ xin CO, DHD Logistics xin chia sẻ những thông tin về Invoice.

Invoice là gì?

Invoice hay còn gọi là hóa đơn, là chứng từ quan trọng trong hoạt động trao đổi mua bán hàng hóa. Hóa đơn được lập bởi người bán, form hóa đơn không theo form cố định của các cơ quan nhà nước vì thế hóa đơn được lập theo form của doanh nghiệp/ cá nhân và được giao cho người mua.

Hóa đơn là chứng từ dùng để tiến hành việc thanh toán, đóng thuế và làm thủ tục hải quan để chứng thực được sự minh bạch về giao dịch mua bán.

Vai trò của Invoice trong chứng từ xuất nhập khẩu

Một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, Invoice có những vai trò như sau:

Chứng từ hợp đồng: là một phần chứng từ trong hợp đồng mua bán hàng hóa, tại Invoice thể hiện các điều khoản, điều kiện giao hàng, chi tiết đơn hàng,…
Xác nhận mua hàng: khi Invoice đã được phát hành thì đồng nghĩa với việc xác nhận đơn hàng và đồng ý thanh toán số tiền trên hóa đơn, cũng như là bằng chứng cho việc đồng ý mua hàng và cam kết tài chính giữa hai bên.
Thanh toán và tài chính: cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa, cung cấp thông tin về tổng trị giá hóa đơn cần thanh toán, điều kiện và phương thức thanh toán. Bên cạnh đó, có nhiều bên sử dụng Invoice để xác định việc chuyển tiền và đáp ứng các yêu cầu tài chính của ngân hàng.
Định giá và khai báo hải quan: là căn cứ để thực hiện khai báo hải quan, cung cấp những thông tin liên quan đến hàng hóa và để định giá để tính toán các khoản thuế, lệ phí và các chi phí liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Ghi chú: các thông tin trên Invoice luôn được thể hiện cụ thể để đảm bảo được sự chính xác và rõ ràng trong giao dịch và giải quyết được các tranh chấp, khiếu nại xảy ra.

Nội dung chính trong Invoice

Invoice được tạo từ nhiều form khác nhau, tuy nhiên nội dung trên Invoice cần phải thể hiện rõ các nội dung như sau:

Tiêu đề Invoice.
Số Invoice và ngày Invoice.
Thông tin người bán/ xuất khẩu (Shipper), thông tin người mua/ nhập khẩu (Consignee).
Thông tin của bên thứ ba/trung gian (nếu có).
Phương thức thanh toán.
Phương thức vận chuyển, tên phương tiện, số booking.
Cảng xuất hàng, cảng dỡ hàng.
Thông tin về hàng hóa: mã sản phẩm, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng số lượng, tổng trị giá hóa đơn.
Tổng tiền bằng số và bằng chữ.
Đóng dấu xác nhận của bên bán/ xuất khẩu.

Các loại Invoice phổ biến

Có 2 loại hóa đơn thường được sử dụng chủ yếu là PI (Proforma Invoice) và CI (Commercial Invoice).

Proforma Invoice – PI : Hóa đơn chiếu lệ

PI được phát hành sau khi người mua gửi đơn đặt hàng PO – Purchase Order cho người bán, người bán sẽ căn cứ theo PO để phát hành PI cho người mua. Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên để xác định thanh toán tiền cọc hay thanh toán trước.

Thời điểm phát hành PI sẽ không được quy định cụ thể, nhưng đó sẽ là khoảng thời gian trước khi người xuất khẩu ra hàng. PI cũng có thể được gửi cùng hợp đồng để hai bên cùng ký.

Nội dung trên PI thông thường sẽ là:

Tên, địa chỉ, số điện thoại của người bán – seller
Tên, địa chỉ, số điện thoại của người mua – buyer
Số và ngày của PI: số hóa đơn chiếu lệ
Phương thức thanh toán – payment: điều kiện thanh toán được thỏa thuận giữa hai bên và thông tin ngân hàng của người bán để tiện thanh toán.
Cảng đến và cảng đi
Các thông tin chi tiết về hàng hóa: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn,…
…………………………

Commercial Invoice – CI: Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là hóa đơn có giá trị pháp lý về thanh toán cũng như làm thủ tục hải quan và nộp thuế.

Sau khi hàng hóa được đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, người bán sẽ gửi chứng từ cùng với CI cho bên người mua để tiến hành thanh toán. Tiền thanh toán sẽ dựa trên thỏa thuận của hai bên (có cọc trước hay không cọc trước).

Nội dung trên CI sẽ tương tự như nội dung trên PI, tuy nhiên nội dung trên CI có tính pháp luật nên nội dung sẽ chi tiết hơn so với PI.

Trên CI sẽ có chữ ký và dấu xác nhận của người bán, nhưng đối với hàng đi Arab, Kuwait thì cần có con dấu của VCCI – Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam.

Thông thường khi thanh toán bằng phương thức L/C thì các CI phải làm theo chuẩn của UCP 600, phải thể hiện người hưởng thụ đúng như trong hợp đồng thương mại, đúng đơn vị tiền tệ.

Bên cạnh hai loại hóa đơn phổ biến trên, còn có các loại hóa đơn như sau;

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm: hóa đơn này đơn thuần chỉ kê khai cho người mua trong khi chờ đợi thanh toán, đây không phải hóa đơn thật.
Final Invoice – Hóa đơn cuối cùng: hóa đơn này được gửi cho người mua để hoàn thiện thanh toán
Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận: hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của VCCI, có giá trị pháp lý như hóa đơn.
Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian: hóa đơn mà người bán thực hiện qua trung gian, không muốn đứng tên trên giấy tờ, người ký không phải là người bán thực tế cho khách.
Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự: hóa đơn được cấp bởi lãnh sự tại nước người mua đang sinh sống và làm việc lại nước người bán. Hóa đơn này sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền và có giá trị như giấy chứng nhận xuất xứ.
Customs Invoice – Hóa đơn hải quan: hóa đơn dùng để thực hiện khai báo làm thủ tục hải quan, tính toán trị giá hàng hóa theo trị giá tính thuế và các khoản lệ phí khác theo yêu cầu của hải quan. Hóa đơn hải quan được dùng trong khâu tính thuế và có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

Quy trình xuất Invoice

Để phát hành một Invoice, quy trình gồm các bước như sau:

Xác định loại Invoice cần lập; PI, CI, Final Invoice,…
Điền và kiểm tra đầy đủ, chính xác toàn bộ những thông tin có trên Invoice để tránh dẫn đến những sai sót ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan, thanh toán, tính thuế,…
Xác nhận, ký và xuất Invoice.

Những lưu ý khi lập Invoice

Khi lập Invoice, cần chú ý những điều sau đây:

Xác nhận đúng loại hóa đơn; loại hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn,…
Đầy đủ thông tin về người mua, người bán gồm tên cá nhân/ tổ chức, địa chỉ, số điện thoại,…
Quy định về giao dịch: thể hiện rõ điều kiện giao hàng, ngày xuất hàng, cảng đi, cảng đích đến, các thỏa thuận giữa hai bên,…
Mô tả hàng hóa chi tiết: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá hóa đơn, đơn vị tiền tệ thanh toán giữa hai bên,…
Không được gộp nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một loại, tránh việc khó thông quan do làm sai quy định.
Khi chiết khấu cho người mua, cần thể hiện rõ trên hóa đơn để tránh xảy ra tình huống thanh toán sai.

Qua bài viết, DHD Logistics đã cung cấp cho khách hàng những thông tin về Invoice. Hy vọng khách hàng có thể phân biệt được các loại Invoice để tránh nhầm lẫn khi thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa. Liên hệ ngay với DHD Logistics để được tư vấn khi có thắc mắc về Invoice trong xuất nhập khẩu.

Fanpage: DHD Logistics

Hotline: 0973996659

Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com

Website: https://dhdlogistics.com/

VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.