Quy trình Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là hình thức vận chuyển phổ biến vì thế để xuất khẩu thành công một lô hàng thì cần có quy trình đầy đủ những bước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có những đặc điểm nổi bật gì?

Hãy cùng DHD Logistics tìm hiểu về các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đầy đủ và chi tiết nhất nhé!

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Vận chuyển vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là hình thức sử dụng các tàu lớn chở hàng trên biển. Có những hình thức xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển phổ biến như:

  • FCL (Full Container Load): vận chuyển hàng hóa nguyên container
  • LCL ( Less than Container Load): vận chuyển hàng lẻ, cùng đóng chung 1 container với các hàng khác có cùng điểm đến.
xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Xuất khẩu hàng hóa vận chuyển hàng bằng đường biển

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức xuất khẩu hàng theo đường biển trong đó hàng hóa được đóng theo hình thức FCL hoặc LCL. Xuất khẩu bằng đường biển sẽ có nhiều tiện lợi hơn nhưng cũng chứa một số rủi ro, vì thế cần nên tìm hiểu kĩ về quy trình xuất khẩu để tránh được những rủi ro.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm các bước gì?

Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển như sau:

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nói riêng và xuất khẩu hàng hóa nói chung. Cần tiến hành đàm phán với khách hàng và đưa ra những quy định chung về mua bán giữa hai bên.

Điều khoản incoterms đường biển
Các điều khoản Incoterms được áp dụng cho vận chuyển đường biển

Trong ký kết hợp đồng sẽ đưa ra được điều kiện giao hàng theo Incoterms để thuận tiện cho những bước sau trong quy trình. Các điều khoản Incoterms thường được sử dụng cho hình thức vận chuyển đường biển như sau:

FOB (Free on Board) – Giao lên tàu: Người mua có trách nhiệm lấy và xác nhận booking. Người bán có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ kho cho đến khi hàng được lên tàu an toàn và người bán sẽ thực hiện các thủ tục thông quan xuất khẩu. Kể từ khi lô hàng lên tàu thì trách nhiệm sẽ được chuyển giao cho bên mua.

FAS (Free Alongside Ship) – Giao dọc mạn tàu: Người bán sẽ có trách nhiệm về chi phí và các rủi ro của lô hàng cho đến khi hàng được giao dọc mạn tàu do người mua chỉ định. Người mua sẽ chịu trách nhiệm về lô hàng về rủi ro và các thủ tục thông quan khi xuất – nhập khẩu lô hàng.

CFR (Cost and Freight) – Tiền hàng và cước: tương tự như FOB, người bán sẽ chịu trách nhiệm cho lô hàng cho đến khi hàng được giao lên tàu, các thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu và chi phí vận chuyển ra đến cảng. Người mua sẽ chịu trách nhiệm lấy booking và về lô hàng khi lên tàu.

CIF (Cost, Insurance and Freight) – Tiền hàng, bảo hiểm và cước: Người bán phải trả các phí tổn và cước vận tải để đưa hàng ra cảng để lên tàu. Nhưng người bán cũng phải chịu phí bảo hiểm hàng hải để bảo vệ lô hàng trong quá trình vận chuyển và phải thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu hàng hóa. Sau khi hàng được giao lên tàu thì trách nhiệm sẽ được chuyển qua cho người mua, nếu muốn an toàn cho lô hàng thì người mua phải chịu phí bảo hiểm quá trình vận chuyển.

Xin giấy phép xuất khẩu

Đăng ký xuất khẩu với cơ quan Nhà nước để cấp giấy phép xuất khẩu và để thực hiện các thủ tục liên quan đến hải quan và vận tải.

Các thông tin cần để được cấp giấy phép xuất khẩu:

  • Thông tin về doanh nghiệp: tên, địa chỉ, giấy phép kinh doanh, mã số thuế, số điện thoại,…
  • Thông tin về những mặt hàng xuất khẩu: tên sản phẩm, chất liệu, công dụng,…

Giấy phép xuất khẩu sẽ ở dưới dạng xin một lần và được sử dụng cho nhiều lần về sau mà không cần phải xin lại.

Đặt booking và lên kế hoạch đóng hàng

Tùy theo điều khoản Incoterms mà hai bên đã ký kết sẽ xác định các khoản chi phí thuộc về bên mua hay bán.

Nếu trường hợp xuất hàng theo điều khoản CIF thì bên bán là người phải liên hệ với FWD để lấy booking và lên kế hoạch đóng hàng.

Nếu trường hợp xuất hàng theo điều khoản FOB thì booking sẽ được bên nhập khẩu lấy và chỉ cần lên kế hoạch đóng hàng. Điều khoản này thường được áp dụng cho Doanh nghiệp chế xuất.

đóng hàng xếp ra cảng
Lên kế hoạch đóng hàng để kịp vận chuyển ra cảng

Sau khi lấy được booking, thì cần lên kế hoạch đóng hàng để đảm bảo việc xuất khẩu hàng hóa được diễn ra suôn sẻ.

Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng trước khi xuất

Sau khi có được booking và có sự thống nhất về lô hàng giữa hai bên, chuẩn bị đúng số lượng hàng và kiểm tra kỹ hàng trước khi xuất. Đảm bảo hàng đều đạt chuẩn chất lượng trước khi xuất cho khách.

Lên kế hoạch với đơn vị vận chuyển

Việc liên hệ với đơn vị vận chuyển sẽ phụ thuộc vào các điều khoản mà trong hợp đồng đã ký kết. Có hai trường hợp phổ biến trong việc liên hệ với nhà vận chuyển như sau:

Điều khoản CIF: nếu bên người mua ký kết hợp đồng theo điều khoản CIF thì việc sắp xếp đơn vị và chi phí vận chuyển sẽ do người bán chịu trách nhiệm. Nghĩa là người bán sẽ là người lấy booking, sắp xếp mọi quá trình để vận chuyển lô hàng ra cảng.

Điều khoản FOB: người mua là người thu xếp mọi chặng vận chuyển quốc tế. Tức là người mua sẽ là người lấy booking, liên hệ với đơn vị vận chuyển (đại diện) tại Việt Nam. Phía bên người bán chỉ cần thống nhất lịch trình phù hợp để lô hàng được xuất theo đúng tiến trình.

Đóng gói sản phẩm, ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark)

Dựa theo số lượng hàng hóa mua bán đã được ký kết trong hợp đồng và quy cách đóng gói để phù hợp cho lô hàng. Quy cách đóng hàng sẽ phụ thuộc vào số lượng hàng để đảm bảo hàng vẫn đúng số lượng, dễ sắp xếp và dễ vận chuyển nhất.

Đóng hàng tại kho: nếu hàng được đóng tại kho của nhà máy, thì các bộ phận có liên quan cần hỗ trợ lẫn nhau để đóng gói hàng hóa. Thông tin trên các lô hàng phải tuân theo yêu cầu của khách hàng: tên mặt hàng, xuất xứ, tổng kiện hàng, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển như hàng dễ vỡ, hàng khó vận chuyển,…

Quy tắc đóng hàng phù hợp với lô hàng

Đóng hàng tại cảng: cũng tương tự như quá trình đóng hàng tại kho. Tuy nhiên quá trình đóng hàng tại cảng sẽ yêu cầu nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Bên cạnh đó, đóng hàng tại cảng sẽ phải thuê nhân công đóng hàng của cảng.

Khai báo hải quan

Đây là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Khai báo hải quan sẽ được thực hiện trên hệ thống Ecus5- Vnaccs, hệ thống khai báo hải quan điện tử.

Trên hệ thống Ecus5, tờ khai sẽ được hiển thị với đầy đủ các nội dung như: đơn vị nhập khẩu, đơn vị xuất khẩu, phương tiện vận chuyển, tổng giá trị hóa đơn, tên hàng, mã HS code,… Đối với hình thức xuất khẩu hàng hóa nguyên container sẽ có thêm thông tin về số hiệu container.

Sau khi kiểm tra kĩ những thông tin hiển thị trên tờ khai khớp với thông tin trên chứng từ thì tiến hành khai báo chính thức tờ khai hải quan. Sau khi khai báo tờ khai sẽ được phân vào 3 luồng xanh, vàng, đỏ.

Luồng xanh: được thông quan tờ khai, sau đó trong vòng 5 ngày phải đính kèm chứng từ gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói

Luồng vàng: phải đính kèm chứng từ gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa, sau khi đính kèm chờ cơ quan hải quan nơi doanh nghiệp đăng ký kiểm tra. Nếu thông tin trên tờ khai và chứng từ khớp với nhau thì tờ khai sẽ được thông quan.

Luồng đỏ: tương tự như luồng vàng, sau khi đính kèm chứng từ lên hệ thống thì cần phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hàng hóa hợp lệ thì sẽ được cơ quan hải quan sẽ cấp Biên bản bàn giao cho doanh nghiệp và thông quan tờ khai.

Sau khi thông quan tờ khai, in mã vạch tiến hành thanh lý tờ khai tại cảng.

Bạn có thể quan tâm:

Giao hàng ra cảng và thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai đã được thông quan và có mã vạch. Hàng sẽ được giao ra cảng, nhà xe sẽ liên hệ với FWD để làm thủ tục thanh lý tờ khai.

Cán bộ hải quan tại cảng sẽ tiến hành kiểm tra thông tin trên tờ khai với thông tin hàng hóa thực tế. Nếu thông tin trùng khớp thì tờ khai được thông quan và hàng sẽ được lên tàu đúng như dự kiến.

Chuẩn bị chứng từ

Sau khi tờ khai đã được thông quan, thì bước tiếp theo sẽ chuẩn bị những chứng từ cần thiết để gửi cho phía nhập khẩu. Những chứng từ cần thiết như là:

  • Nộp SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass) cho hãng tàu để tiến hành làm Vận đơn (Bill). Hãng tàu sẽ dựa trên thông tin có trên SI sẽ làm Draft Bill, kiểm tra kĩ nếu có sai sót thì báo ngay cho hãng tàu nhanh chóng để xử lý. Nếu Draft Bill đúng thông tin, thì sau khi tàu chạy hãng tàu sẽ xuất hành vận đơn (Bill of Lading)
  • Làm COO – Certificate of Origin: làm giấy chứng nhận xuất xứ để đơn vị nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế khi nhập hàng.
  • Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có)

Bộ chứng từ để thực hiện thanh toán

Sau khi chuẩn bị những chứng từ cần thiết, nên gửi bản scan bộ chứng từ cho khách để kiểm tra thông tin và sửa nếu có thay đổi. Sau khi xác định mọi thông tin, gửi chứng từ gốc bằng giấy để phía nhập khẩu có thể nhận hàng thuận tiện hơn.

Thanh toán tiền hàng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); phiếu đóng gói (Packing List); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (COO) và giấy chứng nhận khử trùng. Sau khi chuẩn bị xong chứng từ thanh toán thì liên hệ với kế toán để thực hiện việc thanh toán.

Nếu thanh toán bằng hình thức L/C thì chứng từ cần được nộp lên ngân hàng bảo lãnh.

Những lưu ý trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Vì hình thức xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có nhiều ưu điểm, tuy nhiên cần chú ý những điểm sau để tránh phát sinh những điểm không cần thiết

Nếu đóng hàng nguyên container, khi nhận container rỗng cần kiểm tra kĩ hiện trạng của container. Nếu có điều gì bất thường cần báo ngay với hãng tàu để được giải quyết

Khi nộp SI và VGM cần chú ý đến thời hạn Closing time và kiểm tra Draft Bill thật kỹ để tránh bị mất phí sửa Bill khi đã phát hành Bill of Lading.

Chú ý đến hạn sử dụng của chữ ký số để thuận tiện cho việc khai báo hải quan

DHD Logistics tự hào là công ty chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển quốc tế,… trên nhiều thị trường trên quốc tế. Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, luôn đem lại sự trải nghiệm tốt của khách hàng khi sử dụng dịch vụ.

Dựa trên tinh thần nỗ lực không ngừng học hỏi, luôn tiếp thu những kiến thức mới trong thực tế, được cải tiến những công nghệ mới để rút ngắn được thời gian, tạo nên sự gắn kết với khách hàng bằng tiêu chí an toàn và chi phí rẻ.

DHD Logistics chuyên cung cấp những dịch vụ vận chuyển và XNK chất lượng

Hiện nay, DHD Logistics đang cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trọn gói.

DHD sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả nhiệm vụ liên quan đến xuất nhập khẩu cho lô hàng của bạn. Bao gồm quá trình giao nhận, mở tờ khai, thanh lý tờ khai, làm các chứng từ liên quan,….Cung cấp cho khách hàng những dịch vụ nhanh chóng và đáp ứng với mọi nhu cầu của khách hàng.

Trên đây là thông tin về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết nhất, hy vong có thể cung cấp được nhiều thông tin hữu dụng cho khách hàng. Nếu có thắc mắc về các loại dịch vụ của DHD xin liên hệ với chúng tôi.

 

CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD

Fanpage: DHD Logistics

Hotline: 0973996659

Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com

Website: https://dhdlogistics.com/

VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.