Hiện nay các hình thức xuất nhập khẩu hàng hóa rất đa dạng, tuy nhiên hình thức nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển lại chiếm phần lớn và phổ biến hơn. Quy trình nhập khẩu bằng đường biển sẽ có những sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào từng loại hàng hóa nhưng nhìn chung quy trình nhập khẩu sẽ đa phần giống nhau.
Hãy cùng DHD Logistics tìm hiểu về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn nhất và chi tiết nhất nhé!
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chiếm hơn 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới.Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể vận chuyển hàng hóa với số lượng nhiều cùng một lúc, ít gặp các rủi ro về mất hàng hay bị tráo hàng.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là quy trình nhận hàng được diễn ra tại cảng đích của mỗi lô hàng. Quy trình này sẽ được diễn ra từng bước cụ thể và rõ ràng để đảm bảo được quá trình giao nhận không xảy ra bất kỳ sai sót nào ảnh hưởng đến lô hàng.
Bạn có thể quan tâm:
- Bảng giá cước vận tải biển quốc tế và cách tính giá cước
- Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm các bước nào?
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ gồm 12 bước tiêu chuẩn. Các bước sẽ như sau:
Đặt lịch và lấy booking
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, bước quan trọng để đảm bảo hàng được vận chuyển là lấy booking từ hãng tàu để phòng trường hợp các hãng tàu bị hết chỗ.Tuy nhiên trước khi lấy booking cần phải ký hợp đồng ngoại thương với bên xuất khẩu hay còn gọi là Sale Contract.
Sau khi ký kết Sale Contract nhanh chóng liên lạc với FWD để được lấy booking sớm nhất. Các FWD sẽ làm việc với hãng tàu và đối tác xuất khẩu của bạn sau khi nhận đầy đủ thông tin về lô hàng.
Để lấy được booking tàu, các thông tin mà cần phải cung cấp đầy đủ cho hãng tàu gồm:
- Cảng đi (Port of Loading): nơi mà hàng hóa được tập kết để xếp lên tàu
- Cảng chuyển tải (Transship Port): tùy theo vào chuyến tàu của hãng và sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp.
- Cảng đến (Port of Discharge): nơi hạ tàu, hạ container
- Thông tin về lô hàng: tên hàng, trọng lượng, số khối, số kiện,… dựa trên thông tin bộ chứng từ đã cung cấp
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch được tính toán sẵn bởi hai bên xuất nhập khẩu.
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, độ thông gió,….
Kiểm tra và nhận booking
Sau khi nhận booking, cần phải kiểm tra chính xác những thông tin có trên booking để có thể theo dõi được quá trình vận chuyển của hàng. Các thông tin cần thiết để kiểm tra là:
Cảng đi, cảng đến: kiểm tra chính xác đúng cảng đi, cảng đến theo yêu cầu để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển lô hàng.
Ngày dự kiến tàu chạy: nắm bắt được ngày dự kiến tàu chạy để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết khi hàng cập bến.
Loại container, kích cỡ: kiểm tra loại container và đúng kích cỡ yêu cầu container 20’ hay 40’, loại cao hay thường, loại container khô hay lạnh.
Sau khi kiểm tra thông tin trên booking, nếu có sai sót hoặc muốn thay đổi thì liên lạc ngay với phía FWD để chỉnh sửa theo yêu cầu. Sau khi thống nhất mọi thông tin trên booking đều đúng thì xác nhận với FWD, FWD sẽ xác nhận với hãng tàu giữ chỗ cho lô hàng đó.
Ghi chú: FWD viết tắt của cụm từ Forward, được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu. Ở đây các công ty Logistics cũng làm các chức năng như FWD được.
Theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin về lô hàng từ phía xuất khẩu
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, cần phải theo dõi tiến độ và cập nhật thường xuyên về thông tin lô hàng bên phía xuất khẩu. Các thông tin được trao đổi trực tiếp giữa hay bên với nhau hoặc có thể là qua tay thứ 3 là FWD cho lô hàng đó.
Các thông tin mà cần phải theo dõi như:
Quá trình đóng hàng: cập nhật thông tin về tiến độ đóng hàng, nếu có sai sót thì hai bên cần phải làm việc để có thể đưa ra phương án giải quyết nhanh nhất.
Theo dõi thời gian ngày tàu chạy: nắm bắt được chính xác thời gian ngày tàu chạy để có thể chuẩn bị những chứng từ cần thiết để thuận tiện cho việc nhập hàng.
Kiểm tra, xác nhận các chứng từ và hồ sơ liên quan đến lô hàng
Khi tiến hàng chuẩn bị chứng từ để nhập hàng hóa, cần kiểm tra những chứng từ cần thiết và yêu cầu bên phía xuất khẩu cung cấp những chứng từ cần thiết. Những chứng từ cần thiết như: Hóa đơn thương mại (Invoice Commercial), phiếu đóng hàng (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – COO (Certificate of Origin), hợp đồng ngoại thương (Sale Contract),…
Kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp với nhau không, đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác. Không được có bất kỳ sai sót nào vì nó ảnh hưởng đến việc nhập hàng khi qua hải quan, cơ quan nhà nước.
Nhận được thông báo hàng đến từ phía FWD
Phía FWD sẽ thông báo trước khi ngày tàu cập bến 1 ngày, thông báo này sẽ được gửi thông qua giấy Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Trên giấy thông báo sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về lô hàng: ngày cập bến, tên đơn vị nhập khẩu, đơn vị xuất khẩu, số hiệu container, số seal, tên tàu, số chuyến, tên sản phẩm,…. Và các khoản phụ phí (local charge).
Sau khi nhận được thông báo hàng đến sẽ tiến hàng làm lệnh nhận hàng hay còn gọi là D/O (Delivery Order fee) bao gồm:
- Giấy giới thiệu
- Bill gốc
- Giấy ủy quyền ( nếu có yêu cầu)
Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào các loại hàng, mã HS code, chất liệu,… mà phải đăng ký những thủ tục được cấp các chứng nhận liên quan theo quy định của Nhà nước để hỗ trợ cho việc nhận hàng. Nếu gặp khó khăn và cần hỗ trợ thì liên lạc ngay với FWD lô hàng để nhận sự trợ giúp.
Nếu không đăng ký những chứng từ liên quan đến lô hàng thì sẽ gặp khó khăn trong quá trình nhập hàng khi thông quan và trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.
Khai báo hải quan về lô hàng
Đây được xem là bước quan trọng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Để tiến hành khai báo hải quan, những chứng từ cần chuẩn bị như:
- Hợp đồng (Contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice Commercial )
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Các chứng từ khác
Sau đó sẽ lên tờ khai hải quan thông qua hệ thống Ecus – hệ thống khai báo hải quan điện tử. Sau khi khai báo những thông tin về lô hàng: tên đơn vị nhập khẩu, xuất khẩu, số hóa đơn, ngày nhập khẩu, tên hàng, mã HS code, số lượng, tổng hóa đơn, … Sau khi khai báo đầy đủ và chính xác những thông tin yêu cầu trên hệ thống thì tiến hành mở tờ khai.
Chú ý: Hạn sử dụng của chữ ký số để đảm bảo có thể đăng nhập và truyền tờ khai đến lên hệ thống.
Mở và thông quan tờ khai
Sau khi lưu thông tin và đẩy tờ khai lên hệ thống Ecus, sẽ tiến hành khai chính thức tờ khai. Tờ khai nhập khẩu sẽ được phân luồng ngay sau khi mở
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào sẽ được in mã vạch và tiến hành thanh lý tờ khai và nhận hàng
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai, đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống Ecus: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy giới thiệu, các chứng từ khác cần thiết liên quan đến lô hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như tờ khai luồng vàng, sau khi mở tài khai sẽ nộp thuế và đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống Ecus. Tuy nhiên, đối với luồng tờ khai này sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra hàng thực tế.
Sau khi mở tờ khai sẽ làm thủ tục hải quan tại cảng. Để đảm bảo cho việc thông quan tờ khai tại cảng thì cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu: đối với những FWD đại diện cho doanh nghiệp nhập khẩu
Tờ khai đã phân luồng hoặc tờ khai đã được thông quan đối với luồng xanh và vàng
Các chứng từ đã được đính kèm: Invoice, Packing List, Bill of lading
Các chứng từ cần thiết khác như COO, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…
Khi xuất trình hồ sơ, nếu chứng từ hợp lệ thì lô hàng sẽ được cán bộ hải quan thông quan trên hệ thống Ecus.
Thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai được thông quan và hoàn thành nộp thuế, tiến hành in mã vạch. Khi thanh lý tờ khai sẽ có ít nhất 2 bộ gồm: mã vạch và tờ khai đã được thông quan. Sau khi qua khu vực giám sát hay còn gọi là thanh lý tờ khai thành công, cán bộ hải quan kiểm tra sẽ đóng dấu lên mã vạch, 1 bộ sẽ được hải quan lưu, bộ còn lại sẽ trả lại cho doanh nghiệp.
Vận chuyển lô hàng về kho
Sau khi thanh lý tờ khai thành công, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo phiếu D/O để đóng phí. Sau khi đóng phí D/O xong sẽ được giao cho tài xế, cùng với những chứng từ liên quan như phiếu EIR, hóa đơn,… để được ra cổng và rời khỏi cảng chở hàng về kho.
Tiến hành rút hàng và trả xe/cont rỗng
Sau khi hàng đến kho, tiến hành kiểm tra các thông tin đã được cung cấp trước đó như: Tình trạng container, seal hay số lượng kiện hàng,… và tiến hành nhận hàng và rút hàng. Sau khi nhận hàng xong, tài xế sẽ mang cont rỗng trả lại cho hãng tàu hoặc cảng.
Trả hồ sơ và lưu chứng từ
Sau khi hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước cuối cùng là lưu chứng từ. Mọi chứng từ liên quan đến lô hàng cần phải được lưu kỹ càng để ngừa trường hợp có phát sinh.
Các chứng từ cần phải lưu giữ gồm:
Hồ sơ hải quan: khai bổ sung, đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
Chứng từ: hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai, vận đơn, các chứng từ liên quan
Các lưu ý về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thì cũng có rủi ro, tuy nhiên để tránh được những rủi ro về hàng hóa thì ta cần có những lưu ý sau:
- Luôn kiểm tra thật kỹ những thông tin về lô hàng: số Cont, số seal, số kiện, tên hàng,….
- Luôn theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển của tàu, ta có thể theo dõi trực tiếp trên các website của hãng tàu.
- Luôn giữ liên hệ với đơn vị xuất khẩu và đặc biệt là FWD để luôn nhận được sự hỗ trợ về các thông tin cần gấp về lô hàng.
DHD Logistics tự hào là 1 công ty chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển quốc tế,… với nhiều thị trường trên quốc tế. Dựa trên tinh thần nỗ lực không ngừng học hỏi, luôn tiếp thu những kiến thức mới trong thực tế, được cải tiến công nghệ mới để rút ngắn được thời gian, tạo nên sự gắn kết với khách hàng bằng tiêu chí an toàn và chi phí rẻ. Luôn đem lại sự trải nghiệm tốt của khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
DHD Logistics chuyên cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu
Hiện nay, DHD Logistics đang cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường biển trọn gói. DHD sẽ có trách nhiệm cho tất cả nhiệm vụ liên quan đến xuất nhập khẩu lô hàng của bạn. Bao gồm các chứng từ, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, khai báo hải quan, thanh lý tờ khai,….Cung cấp cho khách hàng những dịch vụ nhanh chóng và đáp ứng với mọi nhu cầu của khách hàng.
Trên đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết nhất, hy vọng có thể cung cấp được nhiều thông tin hữu dụng cho khách hàng. Nếu có thắc mắc về các loại dịch vụ, xin liên hệ tới chúng tôi để được hỗ trợ.
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ DHD
Fanpage: DHD Logistics
Hotline: 0973996659
Email: cskh.dhdlogistics@gmail.com
Website: https://dhdlogistics.com/
VP Hà Nội: Số 28 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
VP HCM: 791/24 Trần Xuân Soạn, Tân Hưng, Quận 7, Hồ Chí Minh.
