Cut Off Time là gì? Closing Time là gì? Nó được phân loại và quy định như thế nào trong hoạt động xuất nhập khẩu? Cùng DHD Logistics tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Cut Off Time là gì? Closing Time là gì?
Cut Off Time là gì? Cut off time hay còn được gọi là Closing Time, Deadtime hay Lead Time, là thuật ngữ chỉ thời hạn cuối cùng mà các công ty vận tải và đại lý giao nhận phải hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa, thanh lý container rỗng tại cảng để hàng được xếp lên tàu theo kế hoạch.
Với những người làm xuất nhập khẩu lâu năm, thường gọi Cut off time bằng cụm từ “thời gian cắt máng“. Nói một cách dễ hiểu, Cut off time là hạn chót mà người xuất khẩu (shipper) cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để lô hàng được xếp lên tàu theo đúng lịch trình. Mốc thời gian Cut Off Time thường được các hãng vận tải quy định là thời hạn nộp vận đơn B/L cho hãng tàu.
Nếu lô hàng không thể thông quan, thanh lý sớm hơn thời gian cut-off time thì khả năng cao hàng của bạn bị “rớt tàu”. Vì vậy cần đặc biệt chú ý đến thời hạn này tránh mất thời gian, các rủi ro ngoài ý muốn gây thiệt hại.
Cut off time có những loại nào?
Sau khi hiểu khái niệm Cut off time là gì thì DHD Logistics chia sẻ các loại Cut Off Time hay Closing Time.
1. Cut off time S/I
Cut off S/I là viết tắt của cụm từ “Cut off Shipping Instruction” chỉ thời hạn mà người gửi hàng (shipper) phải gửi bộ chứng từ vận chuyển như hợp đồng, hóa đơn thương mại, danh mục hàng hóa… cho hãng tàu để phát hành vận đơn B/L (Bill of Lading).
Thời hạn S/I từ 1 – 3 ngày làm việc và cũng có nhiều hãng tàu yêu cầu gửi thông tin trước 1 tuần tàu rời cảng.
2. Cut off time VGM
Thời hạn cuối cùng mà đơn vị xuất khẩu để gửi thông tin cân nặng của container cho hãng tàu. Nếu không gửi kịp, không thể phát hành B/L, lô hàng cũng sẽ không được vận chuyển.
3. Cut off time Doc hoặc Cut off bản nháp B/L
Cut off Doc là một loại Cut off time mà shipper cần phải xác nhận nội dung bản nháp vận đơn B/L với hãng tàu. Nếu quên hoặc xác nhận muộn, hãng tàu sẽ sử dụng thông tin từ S/I ban đầu để phát hành vận đơn gốc. Mọi điều chỉnh, sửa đổi về sau của đơn vị xuất khẩu (shipper) về nội dung vận đơn sẽ bị tính phí.
4. Cut off time C/Y (Cargo Yard) hoặc Cut off bãi
Thời hạn cuối cùng mà shipper phải giao hàng đến bãi container. Nhân viên hiện trường phải hoàn tất thủ tục hải quan để “vào sổ tàu”, khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất. Trường hợp không kịp hoàn thành một trong 2 việc thì lô hàng cũng sẽ bị “rớt tàu”.
Quy định về Cut off time trong xuất nhập khẩu
Nếu không hoàn tất thủ tục trước Cut off time, hàng hóa sẽ bị lỡ chuyến, dẫn đến nhà nhập khẩu nhận hàng trễ hơn so với dự kiến. Việc chậm trễ xuất nhập khẩu, shipper phải chịu các khoản phí phát sinh như phí lưu kho, phí dời container, phí hủy tàu,…
Thường thì, thời hạn “closing time” do các hãng tàu quy định là thời điểm cuối cùng để nộp chi tiết B/L cho hãng tàu. Tuy nhiên, khi vận chuyển hàng hóa đến Shanghai (Thượng Hải) hoặc Nhật Bản, thời hạn nộp B/L có thể sớm hơn so với thời gian thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu khởi hành.
Thời gian này còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các forwarder hoặc đơn vị bạn với các hãng tàu. Nếu thương lượng tốt, có thể yêu cầu gia hạn thêm Closing time khoảng 3-6 giờ, lô hàng được vận chuyển đúng lịch trình.
Không kịp Closing Time phải làm gì?
Việc không kịp closing time là một tình huống khá phổ biến trong xuất nhập khẩu và có thể gây ra nhiều hệ lụy như hàng hóa bị giữ lại, phát sinh chi phí phạt, ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất kinh doanh,… Vậy khi gặp phải tình huống này, doanh nghiệp nên làm gì?
Trước khi tìm giải pháp, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến việc không kịp closing time. Một số nguyên nhân thường gặp như:
- Lỗi trong quá trình chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ không đầy đủ, thông tin không chính xác.
- Vướng mắc trong thủ tục hải quan: Hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra, khai báo bổ sung.
- Vận chuyển bị chậm trễ: Do điều kiện thời tiết, tắc nghẽn giao thông, sự cố kỹ thuật phương tiện,…
- Thay đổi quy định: Các quy định về hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu thay đổi đột ngột.
Các giải pháp khi không kịp closing time
Tùy thuộc vào nguyên nhân cụ thể, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau:
Trước tiên hãy tìm kiếm mối quan hệ với bên Forwarder. Việc thiết lập mối quan hệ tốt với Forwarder sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh lịch trình khi cần thiết. Forwarder có thể hỗ trợ bằng cách tác động đến bộ phận vận hành (OPS) tại cảng, giúp lưu ý đến hồ sơ và xin thêm thời gian để đơn hàng kịp cut off time.
Vấn đề quan trọng tiếp theo là cần tiến hành các thủ tục cần thiết gồm:
- Doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu để xin mẫu đơn yêu cầu lùi closing time. Đơn này phải có chữ ký hoặc dấu xác nhận từ hãng tàu, xác nhận rằng doanh nghiệp đã yêu cầu gia hạn thời gian giao hàng.
- Sau khi có mẫu đơn, doanh nghiệp cần nộp đơn lên bộ phận terminal (bộ phận vận hành tại cảng) để xin xác nhận.
- Bộ phận terminal sẽ kiểm tra yêu cầu của doanh nghiệp và nếu thuận lợi, họ sẽ ghi chú vào sổ tàu để xác nhận gia hạn thời gian closing time.
Làm thế nào để đảm bảo kịp Cut off time?
Để đảm bảo kịp cut off time, shipper cần thực hiện các bước sau:
Lập kế hoạch chi tiết: Shipper cần lập kế hoạch chi tiết cho quá trình xuất nhập khẩu, bao gồm chuẩn bị hàng hóa, hoàn thiện thủ tục hải quan, booking tàu, lập dự trù thời gian cụ thể cho từng công đoạn.
Theo dõi chặt tiến độ: Shipper cần thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện các công đoạn, các thay đổi về lịch trình vận chuyển…
Cộng tác chặt chẽ với các bên liên quan: Doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với các đối tác như nhà cung cấp, nhà vận chuyển, đại lý hải quan… để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
Lựa chọn dịch vụ của forwarder: Để hỗ trợ trong việc hoàn thiện các thủ tục hải quan và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hạn, shipper có thể sử dụng dịch vụ của forwarder, đại lý giao nhận hàng hóa. Họ có kinh nghiệm, có quan hệ tốt với hãng tàu và nắm chắc quy định quy trình vận chuyển, đảm bảo thời gian nhanh.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu Cut Off Time là gì, cũng như có thêm kiến thức tổng quan thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy truy cập thường xuyên website DHD Logistics để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác. Cần dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ Logistics, hải quan, liên hệ ngay để được đội ngũ hỗ trợ sớm nhất.
