Kho trung chuyển là gì? Quy trình xuất nhập kho hàng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, kho trung chuyển đóng vai trò quan trọng trong điều tiết và lưu thông hàng hóa và loại hình kho trung chuyển được ví như các chặng chờ hàng hóa trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu. Vậy kho trung chuyển là gì? Kho trung chuyển có đặc điểm như thế nào?

DHD Logistics sẽ cung cấp thông tin về kho trung chuyển cho khách hàng qua bài viết này.

Kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển được xem như là kho lưu trữ hàng hóa “ tạm thời”, địa điểm tập trung, lưu trữ hàng hóa. Giúp phục vụ cho việc bảo quản, chuyển giao hàng hóa giữa người bán và người mua. Kho trung chuyển có mức độ ra vào hàng hóa nhanh hơn.

Các kho trung chuyển thường sẽ do một bên thứ ba điều hành quản lý và không liên quan đến bên bán hoặc bên mua.

Kho trung chuyển hàng hóa

Bạn có thể quan tâm:

Đặc điểm của kho trung chuyển

Kho trung chuyển hàng hóa có những đặc điểm như sau:

Vị trí chiến lược: được đặt ở vị trí thuận tiện, gần các trục giao thông chính như đường cao tốc, cảng biển, hoặc sân bay. Có vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác.
Dung lượng lớn: có dung lượng lớn để có thể lưu trữ một lượng lớn hàng hóa trong thời gian ngắn giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi cho việc chuyển hàng.
Hệ thống quản lý hàng tự động: được trang bị hệ thống quản lý hàng tự động hoặc công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý việc lưu trữ và chuyển hàng một cách hiệu quả.
Cơ sở hạ tầng vận chuyển tốt: phát triển tốt, bao gồm đường bộ, đường sắt, và đường hàng không. Giúp cho việc di chuyển hàng hóa giữa các phương tiện vận chuyển được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Dịch vụ gia tăng: ngoài việc lưu trữ và chuyển hàng hóa, một số kho trung chuyển còn cung cấp các dịch vụ gia tăng như đóng gói, đánh giá chất lượng, và quản lý hàng tồn kho.
An toàn và bảo mật: đảm bảo an toàn và bảo mật cho hàng hóa được lưu trữ trong kho, bao gồm các biện pháp bảo vệ chống lại hỏa hoạn, ẩm ướt, và trộm cắp.
Linh hoạt trong quản lý hàng hóa: được thiết kế linh hoạt để có thể đáp ứng nhanh chóng cho nhu cầu của các đơn đặt hàng khác nhau và có thể điều chỉnh được quy trình vận hành tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Vai trò của kho trung chuyển

Kho trung chuyển có nhiều tác dụng quan trọng trong việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng và hệ thống vận chuyển hàng hóa. Kho trung chuyển có những vai trò chính như sau:

Giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển do cách tổ chức, quản lý hàng hóa từ nhiều nguồn cung và điều phối chúng tới các điểm đích một cách hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian vận chuyển và chi phí liên quan.
Nơi lưu trữ tạm thời hàng hóa trước khi chúng được chuyển đi đích đến cuối cùng. Việc quản lý hàng tồn kho trong kho trung chuyển giúp giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng hóa.
Tăng tăng cường hiệu suất vận hành do được trang bị công nghệ và hệ thống quản lý hàng tự động. Việc sử dụng công nghệ thông tin và quy trình tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quản lý hàng hóa.
Giảm thiểu chi phí liên quan đến vận chuyển và lưu trữ hàng hóa do tổ chức hàng hóa một cách hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
Cung cấp một phần của cơ sở hạ tầng chuỗi cung ứng, giúp hỗ trợ cho sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhanh chóng với biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Hàng hóa nhập kho trung chuyển

Hàng hóa nhập kho trung chuyển sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam sẽ được tiếp nhận tại các cảng, hoặc sân bay. Lúc này hàng hóa chưa thể chuyển giao ngay cho đơn vị mua hàng. Cảng hoặc sân bay không thể lưu giữ các container trong thời gian quá lâu để tránh bị ùn ứ mà sẽ chuyển các container đến các kho phù hợp tùy theo tính chất của hàng hóa như kho ngoại quan, kho bảo thuế, kho trung chuyển để hoàn tất các thủ tục và chờ bàn giao hàng hóa.

Từ kho trung chuyển hàng hóa sẽ được phân phối lần lượt đến tay các chủ hàng, sau đó hàng hóa sẽ được tiêu thụ. Trường hợp chủ hàng ở xa thì hàng hóa sẽ được chuyển tới kho trung chuyển nhỏ hơn để dễ phân phối cho các khách hàng nhỏ lẻ ở các tỉnh, các địa phương xa xôi.

Quy trình nhập – xuất kho trung chuyển

Quy trình nhập kho, xuất kho trung chuyển được thực hiện quy trình như sau:

Quy trình nhập kho trung chuyển

Hàng hóa trước khi được chuyển vào kho trung chuyển, thông tin về lô hàng cần được ghi nhận và xác nhận, gồm các thông tin về nguồn gốc, số lượng, loại hình hàng hóa, và thông tin liên lạc của người gửi.
Hàng hóa đến kho trung chuyển, chúng sẽ được kiểm tra và đánh giá để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng, bao gồm kiểm tra số lượng, kiểm tra hư hỏng, và kiểm tra về chất lượng.
Sau khi kiểm tra, hàng hóa sẽ được gán cho một vị trí lưu trữ trong kho trung chuyển. Việc này thường được thực hiện dựa trên hệ thống quản lý hàng tự động để đảm bảo sự hiệu quả và dễ dàng trong việc tìm kiếm hàng hóa sau này.
Mọi thông tin liên quan đến việc nhập kho của hàng hóa được ghi nhận vào hệ thống quản lý hàng tự động. Gồm thông tin về lô hàng, số lượng, vị trí lưu trữ, và bất kỳ thông tin nào khác có liên quan.
Tạo phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhập kho của hàng hóa, bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa như số lượng, ngày nhập kho, và thông tin liên lạc của người gửi.
Hàng hóa sau đó được lưu trữ và sắp xếp trong kho trung chuyển dựa trên vị trí lưu trữ được xác định trước. Việc này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và dễ dàng trong việc quản lý và truy xuất hàng hóa khi cần thiết.
Mọi thay đổi liên quan đến hàng hóa nhập kho cần được cập nhật vào hệ thống quản lý hàng tự động và báo cáo cho các bộ phận liên quan để có thể theo dõi và kiểm soát quá trình nhập kho một cách hiệu quả.

Quy trình xuất kho trung chuyển

Lập phiếu yêu cầu xuất kho khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu vận chuyển từ khách hàng hoặc từ các đơn vị trong chuỗi cung ứng. Thông tin về hàng hóa cụ thể, số lượng, và điểm đích cần gửi sẽ được xác định trong yêu cầu này.
Dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho, nhân viên kho trung chuyển sẽ xác nhận thông tin về hàng hóa và bắt đầu quá trình chuẩn bị cho việc xuất kho. Hàng hóa được kiểm tra để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng.
Sau khi hàng hóa được xác nhận, nhân viên sẽ tìm kiếm và lấy hàng từ các vị trí lưu trữ trong kho trung chuyển, dựa trên thông tin về vị trí lưu trữ được lưu trữ trong hệ thống quản lý hàng tự động.
Khi xuất hàng ra khỏi kho sẽ có phiếu xuất kho để ghi nhận việc xuất kho của hàng hóa. Phiếu này bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa như số lượng, ngày xuất kho và thông tin liên lạc của người nhận.
Sau khi có phiếu xuất kho, hàng hóa được vận chuyển từ kho trung chuyển đến điểm đích cuối cùng. Quá trình vận chuyển có thể được thực hiện bằng đường bộ, đường sắt, đường hàng không, hoặc bằng đường biển tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách hàng và loại hình hàng hóa.
Mọi thay đổi liên quan đến việc xuất kho của hàng hóa cần được cập nhật vào hệ thống quản lý hàng tự động và báo cáo cho các bộ phận liên quan để có thể theo dõi và kiểm soát quá trình xuất kho một cách hiệu quả.

Qua bài viết, DHD Logistics đã cung cấp cho khách hàng những thông tin về kho trung chuyển. Liên hệ ngay với DHD Logistics nếu có thắc mắc về kho trung chuyển hay những loại kho khác trong xuất nhập khẩu.